Удобный график планирования работ в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel

Удобный график планирования работ в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel

Удобный график планирования работ в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel

Сетевой график – это таблица, предназначенная для составления плана проекта и контроля за его выполнением. Для её профессионального построения существуют специализированные приложения, например MS Project.

Но для небольших предприятий и тем более личных хозяйственных нужд нет смысла покупать специализированное программное обеспечение и тратить море времени на обучение тонкостям работы в нем.

С построением сетевого графика вполне успешно справляется табличный процессор Excel, который установлен у большинства пользователей. Давайте выясним, как выполнить в этой программе указанную выше задачу.

Построить сетевой график в Экселе можно при помощи диаграммы Ганта. Имея необходимые знания можно составить таблицу любой сложности, начиная от графика дежурства сторожей и заканчивая сложными многоуровневыми проектами. Взглянем на алгоритм выполнения данной задачи, составив простой сетевой график.

Этап 1: построение структуры таблицы

Прежде всего, нужно составить структуру таблицы. Она будет представлять собой каркас сетевого графика. Типичными элементами сетевого графика являются колонки, в которых указывается порядковый номер конкретной задачи, её наименование, ответственный за её реализацию и сроки выполнения. Но кроме этих основных элементов могут быть и дополнительные в виде примечаний и т.п.

На этом создание заготовки таблицы можно считать оконченным.

Этап 2: создание шкалы времени

Теперь нужно создать основную часть нашего сетевого графика – шкалу времени. Она будет представлять собой набор столбцов, каждый из которых соответствует одному периоду проекта. Чаще всего один период равен одному дню, но бывают случаи, когда величину периода исчисляют в неделях, месяцах, кварталах и даже годах.

В нашем примере используем вариант, когда один период равен одному дню. Сделаем шкалу времени на 30 дней.

Этап 4: Условное форматирование

На следующем этапе работы с сетевым графиком нам предстоит залить цветом те ячейки сетки, которые соответствуют промежутку периода выполнения конкретного мероприятия. Сделать это можно будет посредством условного форматирования.

На этом создание сетевого графика можно считать оконченным.

В процессе работы мы создали сетевой график. Это не единственный вариант подобной таблицы, который можно создать в Экселе, но основные принципы выполнения данной задачи остаются неизменными. Поэтому при желании каждый пользователь может усовершенствовать таблицу, представленную в примере, под свои конкретные потребности.

Одним из обязательных в некоторых случаях документов для ведения определенного вида деятельности является график производства работа. Данный документ имеет некоторые особенности.

Составление его связано с перечнем определенных нюансов. Ситуации, когда наличие данного документа строго обязательно, отражены в действующем законодательстве.

Аналогичным образом обстоят дела с процессом формирования данного типа документа. Он должен быть составлен в соответствии с определенными правилами.

Базовые аспекты

Образец графика производства работ в Excel можно легко найти в интернете. Но даже при составлении его по образцу требует знание определенных законодательных норм, иных моментов.

Документ этого вида одновременно решает несколько поставленных задач. Именно поэтому к его составлению следует отнестись максимально ответственно.

Особенно если выполняется строительство крупных и опасных объектов. Документ данного типа может потребоваться при проведении проверки подрядной организации, занимающейся строительством.

Потому не стоит пренебрегать выполнением основных требований, предъявляемых к составлению этого документа.

Линейный график производства работ составляется на основании теории и практики технологических процессов, отражаемых в нем. Документ формируется в соответствии с календарем событий.

К обязательным к рассмотрению базовым аспектам в первую очередь необходимо будет отнести следующие основные моменты:

  • что это такое?
  • назначение документа;
  • нормативная база.

Что это такое

Под термином «график производства работ» подразумевается специальный документ, в котором отражаются определенного типа данные:

Для формирования данного документа необходимо будет в обязательном порядке получить некоторую достоверную информацию.

В зависимости от типа выполняемых работ она может существенно отличаться. Например:

  • чертежи строящегося здания;
  • проект организации ;
  • информация о времени получения и объеме строительных материалов;
  • технические характеристики строительного оборудования;
  • подробные данные о ;
  • перечень имеющихся в наличии и требуемых инструментов;
  • иное.

При составлении плана-графика необходимо будет в обязательном порядке заранее ознакомиться с полным перечнем всех необходимых данных.

Так как если будет иметь место несоответствие графику могут возникнуть серьезные проблемы. Вплоть до уплаты неустойки организацией, осуществляющей строительные работы.

Обычно данный момент определяется заранее составленным между работником и работодателем договором.

Назначение документа

График строительства жилого дома или же иного объекта всегда составляется с определенной целью.

Рассматриваемого типа документ одновременно позволяет решить следующие задачи:

Также данный документ позволяет осуществить анализ выполнения работ определенного типа. На основании составленного графика возможно осуществить оптимизацию строительства объектов.

Так как документ позволяет увидеть все возможные слабые места расчетов. В первую очередь данный график нужен именно заказчику определенных строительных объектов.

Так как в соответствии с графиком становится возможно привлечение к ответственности не добросовестного подрядчика.

Нормативная база

Сегодня при составлении рассматриваемого типа документа необходимо в первую очередь ориентироваться на .

Данная аббревиатура расшифровывается как «Методические рекомендации по разработке и оформлению проекта организации строительства и проекта производственных работ».

Несмотря на фигурирующее в названии слово «рекомендации» соблюдать все обозначенные в рассматриваемого типа документе нормы обязательно.

Особенно важно это при сотрудничестве с различными государственными структурами. Например, для выполнения всевозможных подрядов для Министерства обороны строго обязательно выполнение всех установлены МДС требований.

Почти всегда требуется двустороннее подписание графика работ. Рассматриваемые методические рекомендации включают в себя следующие основные разделы:

  • области применения МДС;
  • нормативные документы;
  • используемые термины и определения;
  • общие положения;
  • что включает в себя проект организации строительства;
  • содержание проекта производства работ.

В раздел «нормативные документы» включены все НПД, действие которых необходимо обязательно учитывать при составлении рассматриваемого типа графика.

В обозначенный в данном разделе перечень включено следующее:

  1. Градостроительный кодекс РФ.
  2. Строительные правила и нормы 01.12.04 г. «Организация строительства».

График выполнения работ на диаграмме Ганта в Excel

Удобный график планирования работ в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel

К нам обратилась компания, занимающаяся строительным аудитом с задачей автоматизации процесса создания графика выполнения работ в виде так называемой диаграммы Ганта. На диаграмме необходимо отслеживать ход выполнения работ, а также мониторить опережение или отставание от графика.

После небольшого опроса сотрудников, выяснилось, что почти все делают данный график вручную, закрашивая (и постоянно перекрашивая) ячейки цветом.

Несколько человек использовали собственные шаблоны с условным форматированием, однако они тоже были не автоматизированы, так как большую часть данных и формул приходиться вводить вручную.

Вид графика до автоматизации:

В результате небольшого аудита было сформировано несколько проблем.

Проблема №1: формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ. Для удобства работы необходим шаг графика, например, месяц, треть месяца. Вручную это неудобно, так как для графика нужны опорные даты, которые, при таком шаге графика приходится расставлять вручную.

Проблема №2: многоуровневая нумерация. Из-за большого количества строк и многоуровневой структуры приходиться совершать много ручной работы. Нумерация должна иметь вид 1.1.1.1, где каждое следующие число определяет порядковый номер пункта списка в иерархии.

Проблема №3: расстановка формул. Так как формулы необходимо вставлять в зависимости от уровня вложенности пункта приходится их расставлять и проверять для всего графика вручную, при этом в графике могут быть десятки, а то и сотни строк. 

Проблема №4: удобное визуальное представление дат проверки по документам и по факту, с возможность переключения между ними. В текущем варианте для переключения между этими датами нужно заново вводить дату в поле текущей даты.

Как мы решали задачу

Формирование шапки графика с указанием даты начала и завершения работ

Этот функционал мы реализовали следующим образом. При вводе дат в поля «Дата начала» и «Дата завершения» даты в шапке автоматически меняются.

При этом в 4 строке выставляется часть месяца в зависимости от настройки шага график, происходит форматирование ячеей и рассчитываются опорные даты.

Таким образом можно изменить период просмотра графика буквально в пару кликов, например, вывести только финальный этап графика.

А изменяя шаг графика можно выбрать уровень детализации графика. Список вариантов шага графика: месяц, полмесяца, треть месяца, четверть месяца и день. Однако, при желании можно выбрать абсолютно любую длину шага.

Многоуровневая нумерация

Следующий этап удобный способ нумерации.

Для нумерации строк достаточно лишь выбрать глубину вложенности пункта работ в столбце «A», и программа сама проставит все номера в столбце «B» и подсветит полужирным шрифтом верхние уровни иерархии.

Уровень вложенности выбирается из выпадающего списка в ячейке. При этом, при желании, можно настроить маркировку не только цифрами, можно выбрать любой тип маркировки, например, буквы, римские цифры и любые другие обозначения.

Расстановка формул

Теперь, когда есть функционал выбора глубины вложенности можно реализовать автоматическую расстановку формул.

При нажатии на кнопку «Перестроить график» программа анализирует иерархию работ и расставляет все формулы, а также вставляет строку итогов.

Например, в приведенном выше примере, готовность рассчитывается как средневзвешенное от значений подуровня. И такая формула проставляется каждому пункту работ, если у него есть подуровни.

К автоматически выставляемым формулам относятся:

  1. Формулы дат. Для пунктов, у которых есть подуровни в столбцы «Начала работ» и «Окончания работ» вставляются формулы, которые гарантируют, что уровень иерархии будет включать все временные интервалы подуровня. Например, если мы на уровне 2 перенесем дату окончания работ на срок, который лежит позже даты окончания работ верхнего уровня, то дата верхнего уровня автоматически измениться на новую, чтобы включить в себя новый временной промежуток. Это касается всех уровней. То есть если мы изменим дату на 4 уровне, то при необходимости даты изменятся на 3, 2 и 1 уровнях. Это экономит время и уменьшает количество ошибок.
  2. Длительность в днях. Рассчитывается как разность между датами окончания и начала работ. В принципе тут нет ничего особенного, но тем не менее экономит время и выглядит лаконичней, чем протягивание формул с запасом.
  3. Отставание в днях. Формула, учитывающая сроки работ, дату проверки и процент готовности. Результат отображается в днях. При этом отставания имеет красный цвет, а опережение зеленый. Что удобно при беглом визуальном анализе. Так же формула учитывает такие случаи как нулевая готовность при дате проверке до начала работ, в таком случае в отставание будет указан 0. То же самое касается и случая 100% готовности при дате проверке после даты окончания работ.

Удобное визуальное представление дат проверки

При вводе дат в поля «Дата отчета по фотографиям» и «Дата отчета по документам» на графике отображается красная линия, показывающая положение введенной даты на графике, в зависимости от того какой типа отчета выбран в разделе «Дополнительные».

Итог

Для решения поставленной задачи достаточно вставить наименования работ, проставить уровни иерархии и нажать кнопку «Перестроить график». После чего уже вводить даты и уровни готовности в нижние уровни иерархии, при этом график и верхние уровни будут автоматически перестраиваться и заполнятся. Таким образом довольно сложный отчет может быть сформирован при минимуме затраченного времени.

Автоматическая сетевая диаграмма проекта в MS EXCEL

Удобный график планирования работ в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel

Построим сетевую диаграмму проекта на диаграмме MS EXCEL. Сетевая диаграмма будет автоматически перестраиваться при изменении связей между работами. Для этого нам потребуется автоматически определить все пути проекта (не только критические). 

В статье Метод критического пути в MS EXCEL сетевая диаграмма проекта была построена на листе MS EXCEL. 

К сожалению, при изменении связей между работами данную диаграмму необходимо перестраивать в ручную, что может быть достаточно трудоемко. Чтобы этого избежать, используем диаграмму типа Точечная (XY Scatter), на которой точками обозначим работы, а стрелками – связи между работами.

СОВЕТ: Подробнее о построении диаграмм см. статью Основы построения диаграмм в MS EXCEL.

Постановка задачи

Предположим, что нам требуется отобразить связи проекта, состоящего из 7 работ (от А до G), также заданы вехи начала (Start) и окончания проекта (Finish).

Как видно из диаграммы, связи между работами заданы так, что существует 3 пути:

  1. Start-A-D-Finish
  2. Start-B-E-G-Finish
  3. Start-C-F-Finish

Изобразим на диаграмме типа Точечная эти работы и связи между ними.

Пусть между работами D и G требуется создать связь (выделено красным на диаграмме ниже).

Это приведет к тому, что число путей проекта увеличится с 3-х до 4-х: добавится путь Start-А-D-G-Finish.

Нам требуется, чтобы точечная диаграмма была автоматически перестроена и автоматически был произведен подсчет нового количества путей.

Эта статья о том как создать такую диаграмму (см. файл примера). В дальнейшем, идеи этой статьи будут использованы для автоматического отображения на сетевой диаграмме критического (или критических) путей (см. статью Автоматическая сетевая диаграмма проекта с критическим путем в MS EXCEL).

Это удобно на этапе планирования проекта, когда уточняются связи между работами и длительности самих работ. В данной статье не используются длительности работ, а лишь связи между ними. Основной смысл статьи – показать как реализован автоматический подсчет путей и их отображение на диаграмме.

ВНИМАНИЕ! Построение данной сетевой диаграммы в этой статье приведено лишь с целью демонстрации технической реализуемости такого построения в MS EXCEL. Не ставилось целью сделать “удобную программу для пользователей”.

Это означает, что при изменении пользователем количества работ/ добавления связей между работами, переименовании листов, рядов диаграммы и других изменений в файле примера, может потребовать дополнительной настройки файла.

Такая настройка от пользователя потребует серьезных знаний MS EXCEL и времени.

Задаем связи между работами

В отличие от подхода изложенного в статье Метод критического пути в MS EXCEL, где мы задавали для каждой работы ее предшественников, в этой статье зададим для каждой работы ее последователей.

В этой статье число последователей у каждой работы не может быть более 3. Последователей будем задавать с помощью выпадающего списка, содержащего наименования работ.

Также для каждой работы подсчитаем количество предшественников (работы-предшественники не потребуются для вычисления путей и построения диаграммы, поэтому при первом прочтении статьи можно переходить к следующему разделу).

Подсчет предшественников можно сделать с помощью формулы, которая состоит из 4-х частей:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$22:$A$29;НАИБОЛЬШИЙ(

ЕСЛИ($A23=$F$22:$H$29;СТРОКА($F$22:$F$29)-СТРОКА($F$21);””);L$20));””)

Сначала, для каждой работы определим, для каких работ она является последователем. Это реализовано с помощью функции ЕСЛИ(): если работа является чьим-то последователем, то возвращается код работы-предшественника (совпадающий с номером позиции работы). В противном случае возвращается значение Пустой текст “”.

Функция НАИБОЛЬШИЙ()  сортирует массив вида {“”;””;””:””;””;””:””;””;””:””;””;””:””;5;””:6;””;””:””;””;””:””;””;””} и выводит 3 наибольших значения, т.е. сначала числа, а затем значения Пустой текст “” (если последователей менее 3).

Функция ИНДЕКС() выводит коды работ-предшественников по номеру позиции. Функция ЕСЛИОШИБКА(), которая появилась в MS EXCEL 2007, заменяет ошибки #ЧИСЛО! на значение Пустой текст “”, которое очень удобно, т.к. ячейка выглядит при этом пустой. 

При задании последователей (см. желтые ячейки) необходимо отслеживать, чтобы количество предшественников у каждой работы было не больше 3-х (см. столбец J).

Вычисление путей

Алгоритм вычисления путей следующий:

  1. Для вехи Start (код=1) определяются ее последователи, т.е. работы А, В и С, которые имеют коды соответственно 2, 3, 4 (см. шаг 0, строка 37), а также количество последователей у каждой из работ А, В и С. Кроме того, код вехи Start необходимо повторить в столбце В столько раз, сколько у нее последователей. На данном шаге количество путей равно 3, т.е. равно количеству последователей вехи Start;
  2. На следующем шаге определяются последователи работ А, В, С, т.е. работы D, E, F (коды 5, 6, 7). См. ячейку J53. В соседнем столбце справа вычисляется количество последователей этих работ. Как видно из диаграммы выше, работа D имеет 2 последователя. Это приводит к тому, что количество путей проекта увеличивается до 4-х. Поэтому нужно обновить количество вех Start до 4-х (см. ячейку G53). Это можно сделать используя идеи из статьи Восстанавливаем последовательности из списка без повторов в MS EXCEL.
  3. Аналогично на следующих шагах определяются следующие работы-последователи и обновляется количество возможных путей проекта. По результатам каждого шага производится проверка достижения вехи Finish (код=9). Если все пути завершены, то в конце каждого пути должна быть веха Finish.

В файле примера максимальная длина пути от вехи Start до вехи Finish должна быть не более 5 (включая эти вехи). Под длиной пути понимается последовательность работ, например: Start – А – D – G – Finish.

При необходимости нужно увеличить количество шагов, чтобы получить возможность вычислять более длительные пути.

В столбце N с помощью Условного форматирования создан индикатор, который показывает завершение вычисления путей на определенном шаге.

Построение диаграммы

Сначала на диаграмме построим точки, представляющие собой работы.

Чтобы каждой точке присвоить надпись с названием работы нужно написать макрос или иметь MS EXCEL 2013 или последующую версию программы (см. статью Подписи для точечной диаграммы в MS EXCEL). В файле примера также имеется макрос для присвоения надписей (также см. статью Ориентированный граф на диаграмме MS EXCEL).

Чтобы создать пути (максимум 10) нам потребуется создать 10 рядов данных. Часть из этих рядов будет содержать значения #Н/Д, т.к. число путей может быть меньше 10.

В результате получим вот такую диаграмму, в которой 4 пути:

Предположим, что при планировании проекта выяснилось, что между работами F и G имеется связь (взаимосвязь работ в файле примера только Финиш-Старт, т.е. начало следующей работы после окончания предыдущей). Добавив эту связь в ячейку D28, диаграмма автоматически обновится.

Как видно из диаграммы – также увеличилось число путей: с 4 до 5.

Построение графиков в Excel по данным таблицы

Удобный график планирования работ в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel

Информация воспринимается легче, если представлена наглядно. Один из способов презентации отчетов, планов, показателей и другого вида делового материала – графики и диаграммы. В аналитике это незаменимые инструменты.

Построить график в Excel по данным таблицы можно несколькими способами. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками для конкретной ситуации. Рассмотрим все по порядку.

График нужен тогда, когда необходимо показать изменения данных. Начнем с простейшей диаграммы для демонстрации событий в разные промежутки времени.

Допустим, у нас есть данные по чистой прибыли предприятия за 5 лет:

ГодЧистая прибыль*
201013742
201111786
20126045
20137234
201415605

* Цифры условные, для учебных целей.

Заходим во вкладку «Вставка». Предлагается несколько типов диаграмм:

Выбираем «График». Во всплывающем окне – его вид. Когда наводишь курсор на тот или иной тип диаграммы, показывается подсказка: где лучше использовать этот график, для каких данных.

Выбрали – скопировали таблицу с данными – вставили в область диаграммы. Получается вот такой вариант:

Прямая горизонтальная (синяя) не нужна. Просто выделяем ее и удаляем. Так как у нас одна кривая – легенду (справа от графика) тоже убираем. Чтобы уточнить информацию, подписываем маркеры. На вкладке «Подписи данных» определяем местоположение цифр. В примере – справа.

Улучшим изображение – подпишем оси. «Макет» – «Название осей» – «Название основной горизонтальной (вертикальной) оси»:

Заголовок можно убрать, переместить в область графика, над ним. Изменить стиль, сделать заливку и т.д. Все манипуляции – на вкладке «Название диаграммы».

Вместо порядкового номера отчетного года нам нужен именно год. Выделяем значения горизонтальной оси. Правой кнопкой мыши – «Выбрать данные» – «Изменить подписи горизонтальной оси». В открывшейся вкладке выбрать диапазон. В таблице с данными – первый столбец. Как показано ниже на рисунке:

Можем оставить график в таком виде. А можем сделать заливку, поменять шрифт, переместить диаграмму на другой лист («Конструктор» – «Переместить диаграмму»).

 Допустим, нам нужно показать не только чистую прибыль, но и стоимость активов. Данных стало больше:

Но принцип построения остался прежним. Только теперь есть смысл оставить легенду. Так как у нас 2 кривые.

Добавление второй оси

Как добавить вторую (дополнительную) ось? Когда единицы измерения одинаковы, пользуемся предложенной выше инструкцией. Если же нужно показать данные разных типов, понадобится вспомогательная ось.

Сначала строим график так, будто у нас одинаковые единицы измерения.

Выделяем ось, для которой хотим добавить вспомогательную. Правая кнопка мыши – «Формат ряда данных» – «Параметры ряда» – «По вспомогательной оси».

Нажимаем «Закрыть» – на графике появилась вторая ось, которая «подстроилась» под данные кривой.

Это один из способов. Есть и другой – изменение типа диаграммы.

Щелкаем правой кнопкой мыши по линии, для которой нужна дополнительная ось. Выбираем «Изменить тип диаграммы для ряда».

Определяемся с видом для второго ряда данных. В примере – линейчатая диаграмма.

Всего несколько нажатий – дополнительная ось для другого типа измерений готова.

Строим график функций в Excel

Вся работа состоит из двух этапов:

  1. Создание таблицы с данными.
  2. Построение графика.

Пример: y=x(√x – 2). Шаг – 0,3.

Составляем таблицу. Первый столбец – значения Х. Используем формулы. Значение первой ячейки – 1. Второй: = (имя первой ячейки) + 0,3. Выделяем правый нижний угол ячейки с формулой – тянем вниз столько, сколько нужно.

В столбце У прописываем формулу для расчета функции. В нашем примере: =A2*(КОРЕНЬ(A2)-2). Нажимаем «Ввод». Excel посчитал значение. «Размножаем» формулу по всему столбцу (потянув за правый нижний угол ячейки). Таблица с данными готова.

Переходим на новый лист (можно остаться и на этом – поставить курсор в свободную ячейку). «Вставка» – «Диаграмма» – «Точечная». Выбираем понравившийся тип. Щелкаем по области диаграммы правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».

Выделяем значения Х (первый столбец). И нажимаем «Добавить». Открывается окно «Изменение ряда». Задаем имя ряда – функция. Значения Х – первый столбец таблицы с данными. Значения У – второй.

Жмем ОК и любуемся результатом.

С осью У все в порядке. На оси Х нет значений. Проставлены только номера точек. Это нужно исправить. Необходимо подписать оси графика в excel. Правая кнопка мыши – «Выбрать данные» – «Изменить подписи горизонтальной оси». И выделяем диапазон с нужными значениями (в таблице с данными). График становится таким, каким должен быть.

Наложение и комбинирование графиков

Построить два графика в Excel не представляет никакой сложности. Совместим на одном поле два графика функций в Excel. Добавим к предыдущей Z=X(√x – 3). Таблица с данными:

Выделяем данные и вставляем в поле диаграммы. Если что-то не так (не те названия рядов, неправильно отразились цифры на оси), редактируем через вкладку «Выбрать данные».

А вот наши 2 графика функций в одном поле.

Графики зависимости

Данные одного столбца (строки) зависят от данных другого столбца (строки).

Построить график зависимости одного столбца от другого в Excel можно так:

Условия: А = f (E); В = f (E); С = f (E); D = f (E).

Выбираем тип диаграммы. Точечная. С гладкими кривыми и маркерами.

Выбор данных – «Добавить». Имя ряда – А. Значения Х – значения А. Значения У – значения Е. Снова «Добавить». Имя ряда – В. Значения Х – данные в столбце В. Значения У – данные в столбце Е. И по такому принципу всю таблицу.

Скачать все примеры графиков

Готовые примеры графиков и диаграмм в Excel скачать:

Скачать шаблоны и дашборды с диаграммами для отчетов в Excel.
Как сделать шаблон, дашборд, диаграмму или график для создания красивого отчета удобного для визуального анализа в Excel? Выбирайте примеры диаграмм с графиками для интерактивной визуализации данных с умных таблиц Excel и используйте их для быстрого принятия правильных решений. Бесплатно скачивайте готовые шаблоны динамических диаграмм для использования их в дашбордах, отчетах или презентациях.

Точно так же можно строить кольцевые и линейчатые диаграммы, гистограммы, пузырьковые, биржевые и т.д. Возможности Excel разнообразны. Вполне достаточно, чтобы наглядно изобразить разные типы данных.

10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни

Удобный график планирования работ в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой.

Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место.

Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы.

И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

7. График дежурств

«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.

Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.

8. Журнал техобслуживания

Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен.

Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал.

В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

10. Ежедневник

Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина.

Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках.

Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.

Шаблон графика отпусков (или графика обучения или иного графика) в MS Excel файле

Удобный график планирования работ в excel. Создание сетевого графика в Microsoft Excel

Работаю небольшим руководителем и имею в обязанностях составление и поддержание в актуальном виде графика отпусков своего отдела. Данный график составляется в конце года на следующий год и предоставляется в отдел кадров организации.

При этом отдел кадров требует предоставлять его в формате таблицы-списка, но самому мне для работы нужен формат наглядного графика. К тому же в связи с постоянными переносами отпусков сотрудников данный график необходимо поддерживать актуальным.

Не делать ненужную работу и все что можно автоматизировать для меня жизненный принцип. В данной статье хочу поделится опытом создания MS EXCEL файла графика. Возможно полученный шаблон или данный опыт окажется полезным и вам.

Для тех, кому данный нужен шаблон и кто не хочет особо заморачиваться тем как это устроено — сразу Ссылка для просмотра и скачивания. Для интересующихся конструкцией нижеследующее описание.

Возникновение задачи

Итак. Требуемый кадровиками формат изображен на картинке ниже(все фамилии и должности вымышленные): Особенности данного формата: 1. В таблицу отдельными строками включаются отдельные периоды отпусков 2. В таблице указываются даты начала отпуска и продолжительность 3. Список упорядочен по алфавиту фамилий сотрудников и по возрастанию дат начала

График — это график

График отпусков моих сотрудников нужен и мне, но я бы хотел иметь его в виде наглядного календарного графика (диаграммы), где вдоль оси времени отражаются периоды отпусков сотрудников. И я его в итоге и сделал — вот таким:

Как это сделано

Для создания графика такой формы я использовал встроенный в MS EXCEL конструктор диаграмм и тип диаграммы «Линейчатая с накоплением».

Для того чтобы горизонтальная ось диаграммы имела вид шкалы времени нужны следующие настройки: Максимум и минимум соответствуют числовым значениям дат начала и конца года. Чтобы семидневная сетка совпадала с реальными неделями за дату начала года лучше брать не 01.

01, а ближайший к этой дате понедельник. В качестве исходных данный формирования графика используется таблица, расположенная над графиком. Область печати страницы настроена так, чтобы она не выводилась.

На самом деле диаграмма отражает не только периоды отпусков, но и разрывы между ними (настройками выполнено отображение отпусков зеленым цветом заливки, а разрывов — без заливки то есть прозрачными).

Первый ряд

Это отображаемый прозрачным период от начала времен до даты начала первого отпуска в году. Используется значение в столбце «Начало1».

Второй ряд

Это отображаемый зеленым первый отпуск. Используется значение в столбце «Дней 1» — продолжительность первого периода отпуска: У меня столбец «Дней 1» рассчитывается по формуле: Плюс один день потому, что дата окончания отпуска — это последний его день, а не первый рабочий.

Третий ряд

Это отображаемый прозрачным период от окончания первого отпуска до начала второго. Также считается формулой, а так как данной значение не имеет пользовательской ценности — столбец в таблице максимально сужен.

Последующие ряды

Тут хочется просто сказать «ну и так далее…», в общем зеленые периоды отпусков строятся аналогично ряду 2, а прозрачные промежутки между ними — аналогично ряду 3. Для моей задачи хватило 5-ти периодов — это текущее ограничение шаблона, которое можно преодолеть, продолжая таблицу в ширину (насколько у вас хватит терпения).

А как быть с кадровиками?

Им же нужен просто список!? Не держать одни и те же данные в 2-х местах, не создавать возможности их расхождения — для меня дело чести. Пусть и пришлось потратить время, но лучше один раз ввести формулы чем каждый раз править данные. Тут никаких сложностей нет — просто ссылки с листа, содержащего форму для кадровиков на ячейки все в той же исходной таблице.

Такими ссылками заполнены в каждой строке ячейки с В по Е. Для каждой строки из исходной таблицы (каждого сотрудника) созданы соответственно числу возможных отпускных периодов — 5 строк в данной таблице. Например поле E «Кол-во календ.

дней», для первого сотрудника заполнено: 1-я строка — “=График!G5” 2-я строка — “=График!K5” 3-я строка — “=График!O5” 4-я строка — “=График!S5”

5-я строка — “=График!W5”

Для следующего сотрудника ссылки будут на те же столбцы и на следующую строку (это довольно трудоемко было заполнять из за того, что форма транспонирована, а как копировать формулы с транспонированием я не разобрался). Обратите внимание, что в столбце Е стоит фильтр. Он нужен для того, что бы выводить только заполненные периоды отпусков (настроено не выводить 0). Еще осталось автоматизировать нумерацию строк (первый столбец). В первой строке руками проставлена цифра «1», для остальных использую формулу “=A6+ЕСЛИ(E7=0;0;1)” (на примере 2-й строки).

На этом все. Благодарю за внимание

  • excel
  • шаблон документа
  • графики и диаграммы
  • график отпусков
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.