Учетная программа для строительной организации. Управленческий учет в строительстве – программа оптимизации затрат. Программа оптимизации затрат в строительстве

Управленческий учет в строительстве

Учетная программа для строительной организации. Управленческий учет в строительстве - программа оптимизации затрат. Программа оптимизации затрат в строительстве

Рынок строительных услуг один из самых крупных с высокой конкуренцией, на котором представлены компании различных масштабов от частных мастеров до строительных холдингов. Собственникам и руководителям компаний для принятия решений по управлению бизнесом необходим огромный объем информации.

В качестве базы для формулирования управленческих решений может использоваться бухгалтерский учет, однако, часто необходимо анализировать данные с большим количеством сопутствующих аналитик, чем это возможно в «1С:Бухгалтерии». Например, если возникла необходимость проанализировать эффект от реализации различных проектов.

Чтобы повысить эффективность управления текущей деятельностью, строительные фирмы используют управленческий учет и бюджетирование. Использование программ для управленческого учета в строительстве обеспечивает руководителей и менеджеров компании необходимой информацией. Для получения качественных результатов при внедрении необходимо учитывать особенности строительной отрасли.

Особенности управленческого учета в строительной отрасли

Основной особенностью строительной деятельности является то, что подрядные фирмы реализуют несколько проектов одновременно. В такой ситуации необходимо собирать и сортировать большой объём финансовой информации по каждому проекту. Каждый строящийся объект является уникальным, необходимо рассчитывать маржинальную стоимость каждого объекта.

Бюджетирование по объекту определяется договором с Заказчиком, при этом затраты по проекту часто появляются еще до подписания договора. Дополнительной спецификой строительства как вида деятельности является:

  1. Обязательность смет. По строительно-монтажным работам для каждого объекта составляется финансовая смета. Все первичные документы отражения затрат и расходов привязаны к сметам. Планирование и расчет эффективности проекта происходит на основании стоимости первоначальной сметы.
  2. Длительность стройки. Проект может растянуться от месяца до нескольких лет.
  3. Поэтапное финансирование по договорам строительства. Взаиморасчеты в рамках каждого договора могут использовать различные способы оплаты за выполненные работы (авансирование, гарантийное удержание), а также иметь дополнительные финансовые обязательства (например, банковские гарантии).

Эти особенности обусловлены техническими особенностями строительного производства и организацией строительства, территориальной разрозненностью объектов строительства. Данные пункты характерны как для крупных строительных холдингов, так и для небольших подрядных организаций.

Автоматизация управленческого учета в строительной организации

Многие небольшие компании для планирования своей деятельности используют Excel. Программа имеет весь необходимый функционал для формирования основных управленческих отчетов по анализу строительного бизнеса:

  • Отчета по доходам и расходам;
  • Отчета по движению денежных средств;
  • Управленческого баланса.

Использование Excel для автоматизации оперативного учета в строительстве может быть оправдано для небольших компаний, где объем финансовых данных небольшой. Однако, по мере развития бизнеса, таблицы Excel увеличиваются и требуют очень много времени для поддержания корректности учета. Чем крупнее бизнес, тем сложнее поддерживать актуальность учета в огромных связанных таблицах.

Не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку при составлении отчетов, что может повлечь за собой реализацию неверных управленческих решений. Данная ситуация абсолютно недопустима для бизнеса. Именно по этой причине наиболее оптимальным решением будет выбор специализированных программных продуктов.

Альтернативой Excel для автоматизации управленческого учета строительных компаний малого бизнеса являются готовые онлайн-сервисы, поддерживающие разделение учета по проектам.

Одним из таких решений является «Управленка» – уникальный сервис, разработанный специально для клиентов 1С-WiseAdvice, находящихся на бухгалтерском обслуживании.

Данный сервис позволяет, не тратя время на внедрение и настройку отчетов, сразу получить оперативную информацию как по финансам компании в целом, так и по каждому проекту в отдельности, рассчитать прибыль и рентабельность проектов кассовым способом.

Сервис предлагает массу возможностей для автоматизации финансового учета в строительстве:

  • Синхронизация управленческого учета с банковскими операциями
  • Формирование информации по прибыльности различных проектов
  • Планирование предстоящих платежей и поступлений ДС

В распоряжении клиента, который пользуется «Управленкой», будут:

  • Настроенный управленческий учет для небольших компаний
  • Продуманная визуализация основных показателей бизнеса
  • Платежный календарь с обязательными платежами
  • Синхронизаци с аутсорсингом бухгалтерского учета
  • Управление с мобильного телефона через чат-бот Telegram
  • Высокая отказоустойчивость облачного решения

С помощью сервиса можно точно определить, сколько денег приносит тот или иной проект, а, может быть, он вообще тянет компанию на дно. Также он помогает планировать платежи и избегать кассовых разрывов, и вам не нужно беспокоиться о том, хватит ли денег на выплату зарплаты или оплату подрядчикам.

Дополнительно заказав услугу аутсорсинга управленческого учета, вы поручите решение методологических вопросов команде аналитиков, сосредоточившись на управлении бизнесом. В объем консультационной поддержки входит:

  • помощь в первичной настройке сервиса «Управленка», добавлении статей движения денежных средств, проектов, помощь в настройке шаблонов;
  • внесение данных о движении денежных средств по банковским счетам;
  • внесение данных о движении наличных денежных средств по мере получения соответствующей информации;
  • присвоение статей движения денежных средств и проектов каждой операции движения денежных средств на основании согласованных правил (шаблонов);
  • персональное обучение ваших сотрудников работе с Системой.

Результативность управленческого учета позволит вывести управление компанией на качественно новый уровень, который увязывает учет с каждым этапом строительной деятельности и помогает достигать запланированного результата, в первую очередь, финансового.

Модель «Управленческий учет строительства» от компании ФИНОКО

Учетная программа для строительной организации. Управленческий учет в строительстве - программа оптимизации затрат. Программа оптимизации затрат в строительстве

Стоимость модели 90 000 рублей в год.

«Управленческий учет в строительстве» — это набор отчетов для эффективного управления строительным бизнесом.

Ваша компания одновременно ведет несколько объектов? У Вас не одно юридическое лицо? Никак не можете упорядочить и систематизировать работу? Хотите без усилий контролировать исполнение сметы? Вести раздельный учет по объектам строительства и управлять графиком платежей? Нужно организовать учет затрат подрядчика или заказчика? Мы предлагаем изменить положение и начать работу с готовой системой для автоматизации управленческого учета в строительстве.

Стоимость модели 90 000 рублей единоразово Стоимость модели 90 000 рублей единоразово

Модель создана для владельцев и управленцев строительного бизнеса, выполняющих работы одновременно в одном или многих объектах. Ориентированные на выполнение задач: • контроль строительства объекта (объектов); • планирование поступления денег и контроль расходов; • анализ и контроль финансового исполнения сметы;

• эффективное управление процессом строительства.

Преимущества системы

При приобретении набора отчетов, Вы запускаете систему успешного управления строительного бизнеса. Система содержит: • сводный и операционный отчеты по каждому и всем объектам строительства; • общие отчеты по управленческим, коммерческим расходам; • сводный отчет по материалам; • методические материалы по работе с моделью;

• настройки по сопоставлению бухгалтерского и управленческого учета.

Описание эталона

«Управленческий учет в строительстве» — это ряд отчетов для эффективного управления строительной компанией, планирования и грамотного анализа. Модель разработана, с учетом всех моментов, связанных с ведением строительного бизнеса.

Благодаря основным метрикам деятельности, можно без труда учитывать все нюансы работы компании. Все показатели – измеримы. Отсюда вывод: отследить динамику финансового состояния фирмы, не составит труда.

Все отчеты представлены в подробном виде за выбранный период времени.

Целевая аудитория

Модель предназначена для компаний, которые направлены на решение вопросов: • отслеживание динамики финансовых показателей за определенный период времени; • полный контроль над деятельностью фирмы;

• грамотное управление платежами, доходами и расходами и др.

Назначение

После внедрения модели появляется ряд преимуществ: • формирование полученных результатов, в удобном формате; • получение отчетов в виде, понятном собственникам и инвесторам; • возможность сравнивать показатели по одному объекту строительства, или группе объектов; • контроль расходования лимитов денежных средств и согласование заявок на оплату; • привлечение дополнительных источников финансирования (прозрачный учет дает преимущество в предоставлении кредитов);

• планирование и оценка полученных результатов работы.

Основные элементы

Получаемая отчетность предоставляет возможность сравнивать данные различных периодов, в разрезе факт/план/факт прошлый год. Все измеряется в денежном и процентном эквивалентах.

Принцип системы подразумевает раздельный учет доходов и расходов по объектам строительства и подразделениям. Весь процесс строительства делится на отдельные статьи затрат и прибыли: материалы, машины и механизмы, хранение и т.д.

Помимо затрат по подразделениям, есть и общие расходы, которые относятся ко всему процессу строительства. Они не принадлежат какому-то отдельному направлению. К ним относятся, например: управленческие расходы, коммерческие расходы и др.

Сводный отчет  консолидирует информацию по всем объектам.

Выручка

Производственная себестоимость:

  • материальные затраты;
  • расходы на оплату труда производственного персонала;
  • расходы на эксплуатацию машин и механизмов.

Накладные расходы:

  • управленческие расходы;
  • коммерческие расходы;
  • EBITDA;
  • амортизация;
  • операционная прибыль;
  • прочие доходы/расходы;
  • оплата процентов;
  • налог на прибыль;
  • чистый результат.

Операционный отчет по объектам

Предназначен для анализа производственной себестоимости, а так же сравнение производственной себестоимости по объектам.

Включает:

Производственная себестоимость.
Материальные затраты:

  • основное сырье и материалы;
  • вспомогательные материалы.

Расходы на оплату труда производственного персонала:

  • заработная плата;
  • премии;
  • страховые взносы и страхование от несчастных случаев;
  • выплаты социального характера.

Расходы на эксплуатацию машин и механизмов:

  • прямые затраты на эксплуатацию машин и механизмов;
  • общие транспортные расходы;
  • аренда машин и механизмов.

Логистические услуги:

  • транспортировка;
  • складские;
  • разгрузочно-погрузочные работы.

зданий и сооружений.
Временные здания и сооружения:

  • материальные затраты;
  • аренда сооружений.

Охрана:

Прочие работы:

  • подключение объекта к системам коммунальной инфраструктуры;
  • технологические присоединения к электрическим сетям.

Коммунальные услуги:

  • электроэнергия;
  • вода;
  • канализация.

Накладные расходы:

  • управленческие расходы;
  • коммерческие расходы.

Прочие расходы:

  • экологические выплаты;
  • прочие расходы производственного характера.

Отчет по управленческим расходам — это детализированный отчет по направлению управленческих затрат. Включает в себя:
Расходы на оплату труда АУП:

заработная плата;

  • премии;
  • страховые взносы и страхование от несчастных случаев;
  • выплаты социального характера.

административных зданий и сооружений

Отчет по коммерческим расходам — это подробный отчет по коммерческим расходам. Входят показатели:
Расходы на оплату труда работников коммерческого отдела:

  • заработная плата;
  • премии;
  • страховые взносы и страхование от несчастных случаев;
  • выплаты социального характера;
  • расходы на рекламу и маркетинг;
  • командировочные коммерческие;
  • представительские;
  • прочие.

Сводный отчет собирает данные по всем объектам строительства и компаниям в единую систему показателей

Созданы для понтроля себестоимости стротельного объекта, а так же сравнения стоимости строительства по объектам

Коммерческие расходы в Строительстве собираются на отдельной форме и распределяются по объектам строительства

Как начать использовать модель

Модель можно приобрести для использования в Веб-сервисе ФИНОКО, ФИНОКО Модуль для 1С, или ФИНОКО: КОРП.

В модели используются фактические данные о работе компании. Их можно получить из различных систем автоматизации учета:

финансовые данные загружаются из бухгалтерских программ (например 1С: Бухгалтерия 8);
данные о заработной плате из учетных систем (например 1С:Зарплата и управление персоналом)

Для сбора данных из различных программ мы рекомендуем использовать Робота сбора данных.

Для успешного запуска модели на Вашем предприятии, мы предлагаем услуги:

АДАПТИРУЕМ эталонную модель под Вашу компанию.

НАУЧИМ использовать ФИНОКО в работе.

Для Вашего удобства, мы предоставим Вам БЕСПЛАТНЫЙ ДЕМО-ДОСТУП на 1 месяц и предоставим всю информацию по работе с «Управленческий учет в строительстве».

Нажмите кнопку «ЗАКАЗАТЬ», заполните заявку, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Стоимость комплекта для подключения 90 000 рублей

Комплект отчетов управленческого учета строительной компании

готовый набор отчетов готовый набор KPI строительной компании доступ к базе знаний по упр. учету

возможность адаптировать модель

36 000 рублейЦена модуляпри оплате за 1 год.

1 Бизнес
до 3 юр. лиц или ИП

доступ к базе знаний автоматическое обновление возможность подключить робота

возможность подключить модели

20 000 рублей Модуль для 1С:Предприятия по расчету показателей доходов и затрат для веб сервиса Финоко

Гибкая настройка отчетов в 1С Простая отправка данных в веб сервис

Отчеты в 1С и через Интернет

Статьи

Учетная программа для строительной организации. Управленческий учет в строительстве - программа оптимизации затрат. Программа оптимизации затрат в строительстве

Любой объект строительства на начальном этапе требует четкого понимания будущих затрат. Инвесторы также проявляют заинтересованность в том, чтобы оптимизировать издержки на всех стадиях проекта.

Сегодня, в непростое время для развития бизнеса и экономики России в целом, целесообразно оптимизировать затраты, которые возникают уже с первых минут существования проекта. Особенно это касается сферы строительства.

Потери от непредвиденных трат в большинстве случае приводят к тому, что инвестор вкладывает намного больше средств, нежели планировал. Надеяться на компенсацию вложенных денежных средств после продажи объекта рискованно.

Чтобы вести прибыльный бизнес, необходимо начинать планировать инвестиционную деятельность задолго до заключения контракта.

Затраты принято разделять по двум основным типам:

  • Те, что добавляют ценность. Иными словами, это все то, что можно отнести к строительным материалам, работы по отделке и оборудованию помещений и прочее.
  • Затраты, не добавляющие ценность. Под ними понимают потери, которые могут возникать вследствие неправильной инвестиционной деятельности. Любой бизнес рассчитан на то, чтобы получать прибыль. И если потери будут слишком велики, то скорее всего инвестируемый проект никак не сможет себя не то что оправдать, а просто окупить.

И если с первой категорией все понятно, то главная задача менеджмента над строительным проектом заключает в том, чтобы изучить происхождение потерь, выработать механизмы по их устранению.

Чтобы успешно осуществлять управленческий учет, необходимо знать основные виды потерь:

  • при ошибочном планировании существует риск вливания дополнительных инвестиций;
  • несвоевременная реакция  непременно приведет к появлению лишней статьи расходов;
  • та же ситуация возникнет и с непредвиденными работами, что чревато дополнительными затратами;
  • несоблюдение сроков на любых этапах строительства порождает недополученную прибыль;
  • без объективной оценки невозможно получить высокую мотивацию для работы всей команды.

Каждый процесс имеет свои необратимые последствия. Поэтому чем быстрее вы устраните возможные недочеты планирования, тем белее результативным будет ваш проект.

Что должен знать начинающий управленец

Большинство компаний, которые внедрены в инвестиционно-строительные проекты, допускают типичные ошибки в управленческом учете. Например, плановые показатели не на одну сотню миллионов рублей отличаются от фактических. Или же рассмотрим ближе работу каждого из отделов. Действия сотрудников одной команды не всегда согласованы.

Финансисты нацелены на сокращение затрат, а управленцы не экономят на дорогостоящем оборудовании. И это самые простые примеры, где невооруженным глазом видно корень проблемы всего проекта. Каждый из руководителей отвечает лишь за свою часть процесса.

Как показывает практика, подобный подход не приносит должного эффекта и даже напротив вредит результату.

Как сделать информацию оперативной и доступной на всех участках

Ответ на этот вопрос, как нам кажется, кроется в создании единого пространства, наполненного необходимой информацией. Оно представляет собой автоматизированную систему сбора, расчета, представления данных и управления проектами в сфере строительства.

Использование программы позволит в любое время всем участникам действия быть в курсе изменений.

Любое мероприятие здесь привязано к календарному графику, просматривая который будет четко видно, кто, когда и куда потратил бюджетные деньги, выделенные на строительство.

Таким образом можно на начальном этапе определить целесообразность приобретения того или иного материала, оборудования и прочих устройств. Кроме этого, программа позволяет:

  • финансовым структурам наблюдать за движением денежных средств не только за конкретный период, но и после каждого этапа работ;
  • руководство, которое осуществляет контроль всего процесса, видит передвижение по всем статьям расходов;
  • каждый, кто ведет работу над конкретной задачей, может в онлайн режиме свериться с календарным графиком и сделать выводы.

Процессы глобализации и внедрение информационных технологий нового уровня вынуждают человека идти в ногу со временем. Если мы научимся максимально использовать те технические возможности, которые перед нами открываются, то сможем быстро реагировать на происходящие изменения и научимся эффективно вести учет в строительстве.

Оптимизировать затраты посредством избавления от незапланированных расходов. Миф или реальность?

Немаловажной проблемой является также существование лишних статей расходов. При правильном и рациональном планировании и оптимизации затрат можно получить вполне качественно выполненный проект.

Ежедневная свежая информация об изменениях ситуации позволяет руководителю четко отслеживать отклонения фактических значений показателей от планируемых.

Такое оперативное вмешательство избавляет вас от проделывания большого объема ненужной работы и значительных финансовых затрат.

Избавиться от незапланированных расходов достаточно просто. Программа для оптимизации содержит в себе все ключевые пункты, по которым можно получить общую информацию о данном объекте.

Время – деньги

Не менее важным видом потерь является несоблюдение сроков на любых этапах строительства. Из практики видно, что практически половина всех заказов сдается значительно позже установленных сроков. Сложность ситуации заключается в том, что строительный бизнес является достаточно специфической отраслью.

При заключении договора заказчик и подрядчик, конечно же, оговаривают все сроки сдачи сооружения. Но если не привязать данный контракт к календарно-сетевому графику, контроль процесса теряется незамедлительно.

Программа в автоматическом режиме выводит на экран информацию о сроках неких событий, тем самым напоминая менеджеру о необходимости действий по успешному завершению начатого этапа.

Мотивация сотрудников – последний вид потерь, который несет в себе скрытую опасность. В программе заложена возможность расчета результативности работы как команды, которая трудится над отдельным участком, так и конкретного человека, отвечающего за свой сегмент.

По итогам пользователь может видеть на экране квартальный бонус, измеряющийся в процентном соотношении. Важно, что отчеты не накапливаются, а формируются ежедневно.

Так человек сможет четко понимать, насколько налажена его деятельность, и какой бонус его ожидает в итоге.

Немного о разработчиках

Авторы и создатели системы для учета и оптимизации затрат использовали методику компании «Формула труда». В качестве платформы для ПО и автоматизации рабочего процесса выступает современная система мониторинга KPi Suite, которая является продуктом компании KPI Lab.

Современные IT технологии позволяют в режиме реального времени проводить анализ вероятных отклонений от запланированных сроков сдачи заказа, осуществлять контроль всех этапов строительных работ и получать высококвалифицированную помощь для успешного управления и инвестирования в подобные проекты.

Что должна уметь программа для управленческого учета в строительстве

Учетная программа для строительной организации. Управленческий учет в строительстве - программа оптимизации затрат. Программа оптимизации затрат в строительстве

Как подобрать программное обеспечение для управленческого учета? Сложность заключается вовсе не втом, чтобы посмотреть несколько презентаций и выбрать самое удобное в работеПО.

Понять, как внедрить и настроить программу не проблема, обсудить сразработчиком дальнейшую техническую поддержку тоже. Но сложно понять, чтоименно должна уметь программа. Какие функции она должна выполнять? На этомэтапе возникает ступор.

Как правило, не понимая, чего ждать от продукта,компания не может сформулировать свои запросы.

Ниже приведу некий дайджест «умений», которымидолжна обладать программа, приобретаемая для управленческого учета настроительном предприятии. Составлен он на основании анкетирования, опроса иреального общения со специалистами строительного бизнеса.

1. Знать, кто кому должен: взаиморасчеты сзаказчиком и подрядчиком

Ответ на самый простой вопрос, заказчик долженденьги нам или мы должны ему, в логике бухгалтерского и управленческого учетабудет разным. Приведу пример, чтобы наглядно показать, в чем тут сложность.

Допустим, бухгалтеру известно о том, чтостроительная компания, выполняющая работы, получила от заказчика аванс на 300тыс. рублей. А на 200 тыс. рублей уже закрыт акт. Простой, почти школьныйпример, правда? И бухгалтер, следуя логике арифметической, скажет, что отзаказчика денег больше ждать не нужно. Ведь акт закрыт только на часть суммы.Но в этом ответе не учтены условия договора.

Пусть, 1 млн рублей – это сумма строительнойсметы, которая относится к договору подряда. И в этом договоре отражено, чтоаванс зачитывается пропорционально выполненным работам. Есть также в договоре игарантийное удержание, равное 5%. Следовательно, чтобы понять, ожидать ли ещеплатеж от заказчика или нет, бухгалтерских данных недостаточно.

При пропорциональном зачете аванса к сумме в 200тыс. рублей относится только 60 тыс. рублей от тех 300 тысяч, что перечислилзаказчик. А еще 5% от аванса 200 тыс. заказчик может удержать по условиямдоговора. Значит, в данном случае нужно вычесть 60 тыс. рублей и 10 тыс. рублейиз двухсот тысяч. Тогда получится, что заказчик должен еще 130 тыс. рублей.

Этот пример показывает, что в задачи бухгалтериифинансовое планирование не входит. И не надо ждать от бухгалтера корректнойинформации о предстоящих платежах. Но ведь программа для строительногопредприятия должна сразу давать такие данные.

Если мы работаем с бухгалтерской программой,можем предоставить данные только как информацию для проверяющих органов – илишь за прошедшие периоды, а в лучшем случае – за текущий. В основномруководители могут получить лишь данные по остаткам и движению на расчетном счетеи по кассе.

Но руководителя строительного предприятия часто интересует не отчетностьпо итогам какого-то периода, а картина дел в динамике. А именно: от кого мыможем получить деньги сегодня, завтра и через месяц.

Показывать, кто кому должен –это то, что управленческая программа для строительных компаний должна делать поумолчанию .

2. Оптимизировать работу, если сметы с заказчиком иподрядчиком отличаются

Одна из самых сложных проблем в строительстве:сметы, утвержденные с заказчиком и подрядчиком, различаются. Бывает, что сзаказчиком согласовывается укрупненный вариант, а вариант для подрядчика расписан до конкретныхработ и расценок. Или наоборот.

Особенно сложно, когда работы выполняютнесколько подрядчиков. В этом случае закрытие актов превращается в сложнуюпроцедуру. Понятно, что когда договор будет полностью закрыт, то все данныебудут актуальными, и все сойдется, как говорят, до копейки.

Пример.

Как понять, сколько нужно закрыть сзаказчиком работ по строительству газопровода, если один подрядчик указывает,что вырыл траншею длиной 20 км,другой указывает, что отсыпал песка на протяжении 5 км, а третий сообщает, чтоположил трубу длиной 1,5 км.

Как в итоге закрывать такие работы с заказчиком? Это превращается в проблему,на которую тратится много ресурсов. В реальности на этом участке большие дыры.Подрядчик тянет одеяло на себя. И подрядчик в итоге получает больше денег, чемдолжен был получить.

Скажем, строительная компания (генподрядчик)прокладывает трубы в условиях Крайнего Севера. Заказчик закрыл этой компании замесяц 20 км трубы. Но отдельных работ каждому подрядчику строительная компания(генподрядчик) закрыла больше.

Вынуто 5 кубометров грунта – акт подписан.Выкорчевано 5 кубометров деревьев – акт подписан. Завезены и посажены новыенасаждения, восстановлен экологический баланс – акт подписан.

А как этиотдельные работы соотносятся с тем, что закрыто заказчиком? Как понять, какимобразом эти кубометры соотносятся с одной большой работой, закрытой заказчиком?В реальности, как правило, генподрядчик платит субподрядчику больше, чемполучит от заказчика.

И, вроде бы все сделано правильно, но генподрядчик всеравно в минусе. А заказчика промежуточные работы не интересуют. Ему важенконечный результат.

Всем этим пересчетом занимаютсяпроизводственно-технические и сметно-договорные отделы строительных компаний. Ивсе это крайне трудоемко.

Программа для ведения управленческого учета в строительстве должнана основании актов с подрядчиками автоматически посчитать, что можно включить вакт с заказчиком в других единицах измерения, в укрупненной смете.

Или наоборот учитывать, в каком объемезаказчик подписал работы, и какие работы можно теперь корректно закрытьподрядчику.

3. Вести взаиморасчеты по сметным нормативам, а планирование– по внутренним

Сметные нормативы – это то, от чего никуда неуйдешь. Но в реальной жизни никто не платит заработную плату рабочим по темнормативам, которые заложены в смете. И ни один поставщик не обязан поставлятьматериалы строительной компании по той цене, которая указана в смете.

Следовательно, когда строительная компаниязанимается планированием, ей не на что опираться, а смета никакой реальнойкартины не дает.

С другой стороны, организация, которая специализируется наконкретных работах, может эти работы нормировать, рассчитать, что на единицувыполнения работы нужно столько-то времени, столько-то материалов, зарплаты.Другое дело, что нормирование – сложный и дорогостоящий процесс.

Поэтому здесь нужна программа, которая должнасама уметь посчитать нормативы для конкретной компании, конкретных работ наотдельных объектах.

И автоматически пересчитывать смету для заказчика в сметудля себя: сколько потребуется техники, рабочих, времени для выполнения работ.

Программа для веденияуправленческого учета в строительстве должна содержать функционал, позволяющийработать компании по внутренним нормативам.

4. Автоматизировать финансовое планирование

Перейдем к финансовому планированию и бюджетированию. Надо сказать, что в этой категории программпредостаточно. Но все они страдают от одного общего недостатка: в них несодержатся первичные документы. И чтобы построить финансовый план или бюджет,нужно вручную вводить данные.

В чем сложность бюджетирования и финансовогопланирования в строительстве? Дело в том, что в этой отрасли договорыпрактически никогда не бывают типовыми. Всякий раз условия договоров, срокизависят от конкретного проекта, объекта и рыночной ситуации. Соответственно,банально внести в шаблон договора данные предыдущего договора не получится,показатели придется рассчитывать заново.

А как оценить плановую рентабельность, причем наосновании внутренних нормативов? Как понять, что компания не будет в убытке,если возьмется за строительство объекта? Учитывать нужно и договорную ценузаказчика, и заложенную себестоимость.

Еще один фактор финансового планирования: входящие платежи нужно сопоставлять с исходящими. В противномслучае может получиться, что уже пора вносить плату за материалы, а аванс отзаказчика еще не получен или истрачен. Тогда придется использовать собственныесредства. А если их нет? Тогда придется использовать средства заемные. А еслиих не будет?

Вот почему в идеале финансовый план и бюджет должны составляться впрограммном комплексе автоматически на основании первичных документов. Это позволяет формирование финансового плана ибюджета сделать вещью технической и несложной.

Кроме того, бюджеты должныбыстро корректироваться и быть актуальны на текущий момент, а не на «вчерашнийдень».

Ведь составляются они на длительный срок, но могут меняться по разнымпричинам, в зависимости от экономической ситуации, изменений условий договора,цен на материалы…

5. Упрощать передачу работ другому подрядчику

Нередка ситуация, когда компания-генподрядчикработает с субподрядчиками, закрывая акты работ КС-2, КС-3. В какой-то момент сподрядчиком решают прекратить работу. В реальной жизни переподписывают договорына уже закрытые объемы, проводят взаиморасчеты, а оставшиеся объемы работотдают новому подрядчику.

Если к договору прилагалась всего одна смета, топроцесс несложный. Но если смет были десятки, заключались дополнительныесоглашения, вносились изменения в договора и сметы, то этот процесспревращается в трудоемкую работу, занимающую много недель. Вероятность обычнойарифметической ошибки достаточно высока.

С предыдущим подрядчиком договоры подписали нетак, как нужно. Новому подрядчику не передали необходимые работы, и так далее.Все это типичные ошибки. Пройдет налоговая проверка – и компании придетсяплатить штрафы за неверно рассчитанные налоги, так как документы составленынекорректно, договора закрыты неправильно.

Нужно, чтобы программа для ведения управленческого учета встроительстве по нажатию кнопки могла закрыть объемы работ предыдущемуподрядчику, а оставшиеся работы передать новому подрядчику. Все, что нужно – распечатать и подписать документы.

Почему опасно делать управленческойбухгалтерскую программу

Автоматизировать строительное предприятие попринципу «у каждого отдела своя программа» можно. Но в идеале всепроизводственные службы должны пользоваться одним программным комплексом. Этопозволяет избежать повторного ввода данных, обеспечить взаимную проверку введенныхданных, ускоряет проверку документов, облегчает руководству контроль.

И принципиально важно то, что единственнаяслужба, которую можно и нужно автоматизировать отдельно, – это бухгалтерия. Какправило, в бухгалтерии используется программа 1С. В ней можно настроить обменданными с программой управленческого учета – о входящих и исходящих платежах,материалах.

Все дело в том, что бухгалтерия живет по строгимзаконам, которые диктуются проверяющими органами. А строительная компания,которая ведет управленческий учет, работает совсем иначе. Подходы совершенноразные.

Именно поэтому построение управленческого учета на базе бухгалтерскойпрограммы заканчивается фиаско. Функция бухгалтерии исключительно фискальная. Иосновная ее задача состоит в том, чтобы подготовить корректную отчетность дляналоговых органов.

Все остальные требования к бухгалтерам несостоятельны.

Пара показательных примеров, которые дают понятьразницу между управленческим и бухгалтерским учетом. Строительные компанииуказывают в нарядах данные о ежедневном выполнении работ, отражая затраты позаработной плате и затраты на материалы.

Условно говоря, столько работ бригадавыполнила за день – такая ей зарплата положена. В бухгалтерии ежедневных данныхо нарядах нет.

Пока наряды не будут полностью закрыты, переданы в бухгалтерию ипо ним не будет перечислена заработная плата за месяц, бухгалтерия не можетответить руководителю на вопрос: «Каковы затраты по заработной плате и материаламименно сейчас, сегодня?».

Другой пример. Представитель со сторонызаказчика и со стороны генподрядчика может в журнале учета работ отмечать,какие объемы работ выполнены каждым из субподрядчиков. При этом управленческаяпрограмма дает возможность понять не только, каковы объемы работ, выполненныхкаждым субподрядчиком, но и какова стоимость выполненных работ.

Бухгалтерияпросто категорически не может вносить ежедневно такие данные в своюбухгалтерскую программу: пока не закончен месяц, пока субподрядчики не оформилиакты КС и счет-фактуру по установленному образцу.

Бухгалтерия просто-напростоне имеет права вносить эти данные на основании того, что некий уполномоченныйпредставитель заказчика и генподрядчика контролирует выполнение объемов работна объектах.

Почему нельзя совмещать бухгалтерский и управленческий учет? Практика показывает, что в 99% случаевпрограммисты, которые занимаются развитием или созданием управленческой системына базе бухгалтерской программы, не могут оценить несостоятельность этой затеи.

Нет понимания того, что, если они что-то дописывают в управленческой части, тоэто коснется данных в бухгалтерской части этой же программы. Причем данныхбухгалтерских, которые априори трогать нельзя.

А если отчеты уже сданы вналоговые органы, менять их и сложно, и не нужно, и это еще больше всеусложняет.

Большинство директоров в ответ на это могутсказать: «У меня программисты опытные, они все допишут как надо. А если нет, тоя им такое устрою!». Дело в том, что опыт программиста значения тут не имеет.

Программист может прекрасно владеть всеми технологиями технического плана, носовершенно не понимать логику управленческого учета в строительстве.

То есть, здесь важныне технические способности, а понимание того, что бухгалтерский иуправленческий учет – это две разные методики.

Задача программы управленческого учета –показать текущее, реальное состояние предприятия и сделать прогноз на будущее,основываясь на введенных данных.

Три программы для управления строительными проектами –

Учетная программа для строительной организации. Управленческий учет в строительстве - программа оптимизации затрат. Программа оптимизации затрат в строительстве

Совсем недавно мы выступили с докладом “Три программных продукта для управления строительными проектами” на BIM-завтраке. Организатором выступили парни из BIM.by. В ходе короткого 20 минутного доклада Александр Кольцов рассказал о личном опыте применения программ для управления строительными проектами.

По ссылке вы можете скачать pdf-версию презентации. Слайды и саму презентацию можно пролистать ниже.

Я хочу рассказать о трех программных продуктах, которые я лично использовал в применении к строительной тематике. Все эти продукты сильно отличаются, но отлично дополняют друг друга. Я начну, пожалуй, с самого простого и удобного, на мой взгляд – Trello.

Trello – программа для управления задачами по принципу Kanban

Те из вас, которые работали в ИТ-сфере или плотно взаимодействуют с ней, наверняка знают о Канбан. Если нет, то я кратко расскажу что это.

Канбан – это подход по управлению задачами по принципу “точно в срок”. Канбан доска – это плоскость, которая разделена на несколько столбцов, каждый из которых – это статус задачи. Статусы могут быть: “В ожидании”, “В работе”, “Завершено”.

Можно добавлять свои собственные статусы. Объект управления в применении к Канбан – это карточка, которая может являться заявкой, документом, вопросом и проектом. Взглянув на доску, вы всегда знаете, какие объекты управления находятся в каком статусе.

Посмотрите на скриншоты.

В моем случае мы использовали Канбан для:

  • управления работами по подготовке коммерческих предложений (системы пожарной сигнализации)
  • управления загрузкой “узких” специалистов: закупщик, сметчик
  • управления процессом подбора персонала
  • контроля оплаты счетов
  • контроля решения орг.вопросов, которые не относятся к конкретному строительному объекту, но тем не менее требуют управления.

Конкретно Trello удобен тем, что:

  • позволяет вести множество независимых досок;
  • создавать независимые команды (только ПТО, вся организация, только топ-менеджеры и пр.)
  • позволяет сотрудникам легко общаться внутри карточки (комментарии, уведомления, документы, чек-листы и пр.)
  • совершенно бесплатный.

Ссылка на приглашение.

Применимость Канбан доски:

  • задачи требуют управления по стадиям;
  • задачи с большим числом коммуникаций со смежными подразделениями
  • задачи конкретного сотрудника, который является “узким горлышком” в компании.

Не работает Канбан в случае:

  • вам нужна календарно-сетевая логика. Здесь подойдет Oracle Primavera, MS Project Server или аналог.
  • вам нужно оценить загрузку ресурсов. Также требуются иные решения.
  • вам нужно управлять стоимостью. Выбирайте иной продукт.

Oracle Primavera для управления сложными проектами

Про этот программный продукт я уже рассказывал подробно много раз. В целом сильная платформа, которая позволяет управлять ресурсами, сроками, стоимостью сложного и уникального проекта. Чтобы понять суть Oracle Primavera, нужно посмотреть на скриншот.

Отлично видно, что программа позволяет:

  • декомпозировать проект на части (WBS) и задачи.
  • каждую задачу описать дополнительными параметрами (трудоемкость, предшественники и последователи, ограничения по срокам и т.п.)
  • построить календарно-сетевую модель (метод критического пути)
  • оценить потребность проекта в финансировании и т.п.

Primavera – сильный программный продукт, который умеет решать сложные задачи, но есть несколько ограничений, которые я выявил на практике:

  • вам нужно иметь всю необходимую информацию об объекте строительства (сметы, чертежи, выработка ресурсов, список подрядных организаций и пр.). Часто это невозможно.
  • вам нужно постоянно работать и поддерживать целостность и актуальность графика производства работ. Это титанический труд, поверьте. Если в компании нет квалифицированных календарно-сетевых планировщиков, то эта работа заглохнет через месяц или даже раньше.
  • очень сложно заставить организацию использовать результаты, которые предоставляет Primavera. Это не проблема самого продукта, но тем не менее означает, что “включить и получить результат” у вас скорее всего не получится.

Мы использовали Oracle Primavera для работы на таких объектах:

  • белорусская АЭС;
  • завершение строительства жилого комплекса в пос.Сенница (Минский район);
  • демонтаж А/В Восточный
  • объекты административного назначения.

Применимость Oracle Primavera для управления строительными проектами:

  • уникальный объект, управляемый по методу критического пути;
  • либо серия типовых крупных проектов с небольшим числом отклонений (типовые нефте-перерабатывающие заводы, например)
  • либо у вас штат инженеров, которые готовы постоянно заниматься только инженерной подготовкой (5-10 человек).

Не применяется:

  • в проектах с большим числом форс-мажоров, изменений;
  • в проектах с мультивалютностью (выручка в долларах, расходы в рублях и долларах, например)
  • в проектах, которые требуют синхронизации со складом, закупками, финансистами и пр.

Гетруда – наша собственная разработка

Мы делаем свой продукт для строительной отрасли. Кодовое название “Гертруда”. У нашего продукта есть 2 ключевых особенности:

  • позволяет управлять себестоимостью вашего строительного проекта;
  • объединяет работу подразделений: склад, закупки, финансы, ПТО.

Сейчас продукт находится в разработке и мы ищем клиента, который заинтересован в работе с нами и выступить “пилотным” пользователем.

Функциональные возможности Гертруда для управления строительными проектами:

  • расчет внутреннего графика производства работ (управленческий)
  • расчет внешнего графика производства работ (по контракту)
  • сбор информации с площадки о выполненных объёмах работ
  • расчет текущей рентабельности проекта, построение отчета
  • управление заявками на закупку материалов, оборудования и пр.
  • учет поступлений денег от клиента.

Применимость Гертруда:

  • строительный проект с большим числом изменений;
  • успех объекта зависит от качества координации работы смежных подразделений;
  • без ограничений по масштабу проекта;
  • проекты с разной валютой выручки и затрат;
  • подходит для компаний с небольшим бюджетом на автоматизацию (мы предлагаем облачное решение по подписке)

Не применимость нашего продукта:

  • использование метода критического пути;
  • оценка загрузки ресурсов.

Сравнение программных продуктов для управления строительными проектами

Я кратко сравню предложенные продукты между собой, чтобы у вас была возможность оценить их совместно. В критериях сравнения не будет стоимости самого ПО, т.к. это зависит от множества факторов.

Сравнивая продукты, я делаю акцент на те функции или качества, которые реально нужны именно строительной отрасли. В связи с этим, я предложил следующий набор критериев:

  • учет поставок материалов, складских остатков
  • работа с загрузкой ресурсов (люди, материалы, механизмы)
  • независимая работа с выручкой и себестоимостью
  • работа с документацией
  • возможность внести данные прямо со строительной площадки
  • лицензиремость программного продукта
  • интерфейс на русском языке

Удачи.

++++++++++++++++++++++++++++

©2021 «Проектный Офис» все права защищены

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.