Со тип документа расшифровка. Виды и классификации документов

Виды документов в делопроизводстве: Основные, Реквизиты, Классификация

Со тип документа расшифровка. Виды и классификации документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оглавление

Основные
Реквизиты
Классификация

Основные

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— учредительный договор;

— устав предприятия;

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— структура предприятия;

— штатное расписание;

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам ания включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности.

В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы.

Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками.

К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др.

документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП код формы документа наименование организации дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копий документов отметка об исполнителе

идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Классификация

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Виды и классификация документов

Со тип документа расшифровка. Виды и классификации документов

В разных областях деятельности физических и юридических лиц применяется утвержденная на территории РФ система классификации документов. Составлением, хранением, оборотом и использованием бумаг занимается такая дисциплина, как делопроизводство. В данной статье мы изучим все ее аспекты. Рассмотрим понятие и классификацию документов, их функционал и другие стороны вопроса.

Делопроизводство: общие положения

Для начала следует отметить, что документационное обеспечение является особым направлением деятельности, которое состоит в оформлении, формировании, хранении и обработке бумаг.

Именно от того, как выглядит документ и сведения в нем, как реализуется организация работы с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия того или иного управленческого решения, представляющего некоторую степень важности. Бумаги учитывают и отражают деятельность предприятий, компаний, фирм.

В данной связи делопроизводство служит предписанием законодательства. В процессе осуществления проверок ревизии в первую очередь подвергаются те документы, в которых фиксируется деятельность компании.

Законодательная основа

Прежде чем разбирать виды документов и их классификацию, целесообразно ознакомиться с законодательной базой. Так, Федеральным законом, который регламентирует сведения и их защиту, закрепляется обязательность документирования информации и определяется целый ряд базовых установок.

Названный нормативный акт также предназначен для регулирования отношений, возникающих при разработке и последующем использовании информационных технологий. Стоит отметить, что обязательность документирования устанавливается и иными законами.

В частности, ГК РФ определяет правовую базу деятельности и соответствующий порядок делопроизводства. НК РФ устанавливает типовые бумаги налогового характера, которые также составляют одну из классификаций документов.

Посредством их обеспечивается учет коммерческой работы физических лиц и организаций, а также своевременности отчислений налоговых выплат и сборов в государственный бюджет.

Помимо этого, в действующем Законе определены образцы бумаг. Так, ГК РФ предусматривает требования и составу учредительных контрактов, договоренностей, уставов и так далее. В нормативных актах установлены формы тех документов, которые подлежат пересылке посредством разных методов, используемых сегодня.

Классификация документов РФ

Стоит отметить, что административная система делопроизводства Российской Федерации включает в себя классификацию многоуровневого характера. Целесообразно рассмотреть ее подробнее. Основная классификация документов предполагает наличие следующих составляющих:

  • Организационно-распорядительные бумаги. Сюда целесообразно отнести решения, протоколы, инструкции, уставы, приказы, положения.
  • Справочно-информационные бумаги, входящие в классификацию документов общего характера. Речь идет о справках, докладных записках, актах, телеграммах, письмах и так далее.
  • По личному составу. Важно отметить, что в эту классификацию документов входят заявления, трудовые книжки, характеристики, договора, приказы и прочее.

Принято выделять такие формы документов, как индивидуальные, трафаретные и типовые. Представленные образцы составляют свою классификацию документов по назначению.

Стоит знать, что по содержанию документы могут быть простыми и сложными. Классификация бухгалтерских документов по месту принятия предполагает наличие внешних и внутренних бумаг. Если судить относительно происхождения, то различают личные и официальные документы.

По срокам хранения принято классифицировать бумаги на постоянные, а также больше или меньше 10 лет. В соответствии с признаком гласности принята особая классификация нормативных документов, подразумевающая наличие секретных и несекретных бумаг.

Следует дополнить, что в первую группу входят конфиденциальные и совершенно секретные документы. Согласно методике фиксации, принято различать звуковые, рукописные, электронные, графические, фото- и киноматериалы и так далее.

Последнюю группировку также именуют классификацией документов по признакам.

Срочные и несрочные документы

Бумаги могут классифицироваться на срочные и несрочные. Согласно стадиям принято выделять черновики, выписки, оригиналы (иными словами, подлинники), а также копии.

В отдельную категорию включаются документы государственного характера.

В соответствии с действующим законодательством уполномоченными структурами издаются инструкции, приказы, указания, распоряжения, постановления, указы и решения.

Первичная документация

Достаточно объемную категорию первичных документов целесообразно рассмотреть отдельно. Сюда относятся бумаги с исходной информацией, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и иной общественной деятельности. Следует заметить, что первичная документация в бухгалтерии формируется при осуществлении операций хозяйственного значения.

Она выступает как доказательства или свидетельства тех или иных фактов, которые уже реализованы. В группу исходных бумаг включаются, к примеру, справки, акты, накладные, ордеры и прочее. Для большинства из них утверждаются специальные унифицированные бланки.

К примеру, на сегодняшний день особые формы документов установлены для учета торговых операций, основных средств, денежных расчетов и труда.

Реквизиты документов

Если для той или иной бумаги унифицированная форма отсутствует, в компании формируется внутренний бланк. Тем не менее в любом случае там должны присутствовать определенные реквизиты:

  • Наименование документа.
  • Дата составления.
  • Имя организации.
  • Суть операции хозяйственного значения.
  • Измерители.
  • Список сотрудников, которые выступают как ответственные.
  • Личные подписи уполномоченных сотрудников.

Внутреннее делопроизводство

В соответствии с указаниями руководства структуры и по инициативе начальства самостоятельных отделов актуальна разработка различных положений. Эта группировка бумаг включает в себя типовые и индивидуальные акты.

Стоит отметить, что содержание последних касается в первую очередь управленческих подразделений, отделов, цехов, которые входят в организационную структуру компании.

Типовая документация, как правило, касается цехов основного производства.

Необходимо знать, что проект положения формируется исполнителем, после чего согласуется с юридическим отделом фирмы. При возникновении возражений или замечаний их излагают отдельной бумагой или на втором экземпляре текущей.

Ключевым актом распорядительного характера на предприятии служит приказ директора.

С помощью данного документа может оформляться порядок деятельности структуры, решения и поручения, различного рода мероприятия, итоги работы или результаты ревизий.

Докладная, объяснительная и служебная записка

Докладная записка – это документ, в котором излагается тот или иной факт или вопрос, вывод или предложение. Стоит знать, что он может быть направлен руководству организации или вышестоящей структуре. Под служебной запиской следует понимать разновидность письма, одну из форм внутреннего типа переписки в компании.

Как правило, она направляется из структурных подразделений абсолютно любому адресату фирмы. Исключение здесь составляет прямое руководство. Необходимо иметь в виду, что служебная записка может направляться и конкретным должностным лицом компании.

Названный документ может определяться информативным, инициативным или отчетным характером.

Объяснительную записку нужно рассматривать как бумагу, которая служит пояснением содержания определенных положений основного акта (программы, отчета, плана). Помимо этого, она может объяснять причины неисполнения поручения руководства или нарушения дисциплины.

Инструкция

Инструкции в настоящее время классифицируются на две группы. Документы, которые включаются в первую категорию, регламентируют порядок выполнения того или иного процесса на предприятии, в котором принимают участие должностные лица, подразделения и так далее.

Необходимо заметить, что именно должностными инструкциями (второй группой) определяются права, обязанности, ответственность и функционал конкретных работников. Эти бумаги могут служить разъяснением порядка, согласно которому следует исполнять предписания распоряжений и законов (постановлений, приказов и прочее).

Стоит дополнить, что должностные инструкции могут быть определенного или постоянного срока действия. Однако бессрочные бумаги в любом случае пересматриваются и проверяются раз в 3-5 лет.

Заключение

Итак, мы рассмотрели понятие, основные классификации бумаг и иные аспекты темы. В заключение следует отметить, что на сегодняшний день делопроизводство на территории РФ является достаточно развитой категорией.

На современном этапе жизни человека в эту деятельность включается обеспечение грамотного и своевременного формирования необходимых документов, а также организация работы с актами (а именно, получение, передача, обработка, подготовка, контроль, хранение, регистрация, систематизация, подготовка к сдаче в архив и уничтожение). Регламентация технологии делопроизводства реализуется в соответствии с целым рядом направлений. Сюда целесообразно включить стандартизацию, законодательное регулирование, а также формирование правовых и нормативно-методических актов общегосударственного значения.

Так или иначе организация и последующее ведение делопроизводства предполагают обязательное наличие специальных навыков и профессиональных знаний. Так, для реализации данной работы в компаниях создаются соответствующие отделы или службы.

Стоит отметить, что в небольших фирмах делопроизводством занимаются секретари, а сотрудники, уполномоченные руководителем, являются ответственными за состояние документов предприятия. В любом случае каждая группировка документов должна иметь свое место. Обычно они хранятся в специальных несгораемых шкафах.

И наконец, за ненадлежащее ведение документов к сотрудникам могут применяться дисциплинарные взыскания. Об этом следует помнить при применений знаний в практической деятельности.

Классификация и виды документов

Со тип документа расшифровка. Виды и классификации документов

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Лекция 1. Классификация и видыдокументов

Вопросы:

  1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

  2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

  3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

1.Современное делопроизводство:цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство– вид управленческой деятельности,охватывающий процесс создания документови организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документовв сфере управления (фиксированиеинформации);

организация работы с документами(создание условий, обеспечивающихдвижение, поиск, хранение документов впроцессе делопроизводства).

Информационные связи организациимогут осуществляться письменными иустными средствами.

К средствам письменной(документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры,соглашения;

доклады, отчеты;

телеграммы, факсы, телефонограммыи др.;

Устная связь осуществляетсяпри помощи:

устных переговоров, совещаний;

телефонных переговоров;

переговорных устройств игромкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Большая часть информации,используемая для управления, фиксируетсяв различных документах. Составной частьюуправления любой организации являетсяделопроизводство, которое означаеторганизацию информационного сопровождениядел.

цель делопроизводства– информационное обеспечение управленияорганизацией или документационноеобеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводствавытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксацияих на каком-либо носителе (бумажном,электронном и др.);

регистрация документов;

передача документов для ихпоследующего исполнения или принятияпо ним решения;

передача документов для ихпоследующего решения;

систематизация документооборотав организации.

Достижения в науке, быстрый ростпроизводства требуют изменений в сфереуправления. С целью повышения эффективностиуправления совершенствуетсяделопроизводство. Современноеделопроизводство характеризуетсявнедрением в процесс работы с документамикомпьютерной, организационной техники(модемов, факсов, множительной исканирующей техники), телекоммуникационныхтехнологий, интернета.

Основными принципами современногоделопроизводства являются:

оперативность в составлении ипрохождении документов;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота(целесообразность документов,недопустимость их дублирования, волокитыпри прохождении и т.п.);

применение безбумажных технологийобмена информацией.

Реализации этих принципов вуправлении способствуют организационныемеры:

оптимальное распределениеобязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерамии оргтехникой;

создание компьютерных сетей исетевых технологий;

применение специализированногопрограммного обеспечения.

2. Место делопроизводства вструктуре управления.

Процесс управления состоит изсравнительно небольшого числа сложныхлогических или творческих операций –оценки ситуации, прогнозирования,планирования и принятия решений.Значительно большее количество составляюттехнические операции и действия посоставлению, согласованию, регистрации,контролю исполнения подготовленныхдокументов.

Делопроизводство представляетсобой часть технологии управления иобработки документов.

Процесс труда с документамиможно подразделить на технические(делопроизводственные), логические итворческие операции:

к техническим относитсяобработка поступающей документации:вскрытие конвертов, регистрация,печатание документов, перемещениедокумента, контроль исполнения, подписаниедокументов и др.;

логические –включают ознакомление сдокументом, подбор необходимой информации,проведение необходимых подсчетов,согласование, визирование, контроль идр.;

творческие –определяют специфику труда руководителя,состоят из определения составаоптимального решения, документированияпринятого решения и пр.

Ответственность за организациюделопроизводства, соблюденияустановленных правил и порядка работыс документами в организации, их сохранностьвозлагаются на руководителя организации.Приказом руководителя назначаютсяответственные за ведение делопроизводствав структурных подразделениях.

Работникидолжны быть ознакомлены с установленнымпорядком работы с документами ворганизации, изложенными в инструкциипо делопроизводству.Работники несут персональнуюответственность за выполнение требованийинструкции по делопроизводству,сохранность находящихся у них служебныхдокументов.

3. Государственная структурауправления делопроизводством, документооборотом и архивами РеспубликиБеларусь.

Управление делопроизводством,бумажным и электронным документооборотомв Республике Беларусь осуществляетГосударственный комитет по архивам иделопроизводству при Совете МинистровРеспублики Беларусь (Белкомархив),созданный в 1991 году. Белкомархив руководитработой 6 республиканских, 9 областных,16 зональных, и более 100 городских архивов.

Вопросами научногоиспользования документовзанимаются два научно-исследовательскихинститута:

Белорусский научно-исследовательскийинститут документоведения и архивногоделопроизводства (Бел НИИДАД);

Белорусский научно-исследовательскийцентр электронной документации(БелНИИЦЭД).

Организация и осуществлениегосударственного надзора завыполнением требований законодательствапо архивному делу в части организациихранения и обеспечения сохранностидокументов, ведению делопроизводствав организациях предприятиях всех формсобственности осуществляет Государственнаяинспекция архивов и делопроизводстваРеспублики Беларусь (Госархивнадзор)в структуре Министерства юстицииРеспублики Беларусь.

тема 1.1. виды и классификациядокументов

Вопросы:

  1. Общие понятия о документе.

  2. Классификация документов.

  3. Основные виды документов.

  4. Электронные документы.

  1. Общие понятия о документе.

Документ – этоматериальный носитель с зафиксироннойна ней информацией. В качестве носителяможет быть бумага, фото- и кинопленка,электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций*характеризует совокупность документов,составляющих систему документации, втом числе систему организационно-распорядительнойдокументации (далее ОРД).

Документы служат основанием дляпринятия решений, справочно-информационнойработы, учета, средством общения междуорганизациями, организациями и гражданами,способом доказательства, т.к. имеютюридическую силу.

  1. Классификация документов.

Классификация документов– это деление документов на классы понаиболее общим признакам сходства иразличия, их унификации. Классификациядокументов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются последующим признакам:

Личные – документы,созданные отдельными гражданами(заявления, резюме, автобиография идр.).

Служебные документыисходят от имени предприятий, организацийили представляющих их должностных лиц.Служебные документы включают в себятри группы ОРД:

      1. организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

      2. распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

      3. справочноинформационные – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

    1. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

    2. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

    3. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.

    4. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документыразрабатываются вышестоящими органамидля подведомственных организаций иносят обязательный характер.

Примерные документыразрабатываются вышестоящими органами,но носят рекомендательный характер. Наих основании разрабатываются документыдля внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документыизготавливаются типографским способоми содержат постоянную часть, отпечатаннуютипографским способом и переменную –заполняемую составителем. Например,личный листок по учету кадров.

    1. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники –первоначальный документ, содержащийисходную информацию и надлежащим образомоформленный.

Копия – документ,точно повторяющий оригинал. В правомверхнем углу поля проставляется слово«копия» и заверяется соответствующимобразом.

Различают разновидностикопий:

Отпуск – полнаякопия исходящего документа, оставшаясяу отправителя, изготавливаемаяодновременно с подлинником на обычномлисте бумаги и заверенная соответствующимобразом.

Дубликат – второйэкземпляр документа, выданный в заменподлинника, в связи с его утратой.Дубликат и подлинник имеют одинаковуююридическую силу.

Выписка из документа– копия части документа.

    1. По срокам хранения документы подразделяются на три основных группы:

      1. постоянного срока хранения;

      2. долговременного (свыше 10 лет);

      3. временного (до 10 лет).

Классификация документовпроизводится на этапе группировки ихв дела.

Дело – этосовокупность документов по одномувопросу, помещенные в твердую обложку,оформленную соответствующим образом.

  1. Основные виды документов.

В управленческой деятельностиорганизаций наиболее часто применяютсяследующие виды документов:

    1. Приказ – правовой акт, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

    2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов касающихся узкого круга должностных лиц.

    3. Указание – правовой акт, издаваемый организацией по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.

    4. Протокол – документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

    5. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.

    6. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

    7. Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.

    8. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, проекта, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

    9. План – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.

    10. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.

Перечень наиболее употребляемыхв управленческой деятельности видовдокументов приведен в Приложении Б.Требование к документам, наиболее частовстречающимся в делопроизводстве, будутизучаться в процессе изучения дисциплины.

Под электронным документомпонимается форма представленияинформации, выполненная на компьютереи зафиксированная на магнитном носителе(магнитный диск, дискета, флешка). Всеэкземпляры электронного документаявляются оригиналами и имеют одинаковуююридическую силу.

Электронный документ подписываетсяэлектронной цифровой подписью должностноголица. Электронная цифроваяподпись – набор символов,вырабатываемый средствами электроннойцифровой подписи и принадлежащаяконкретному лицу.

Открытый ключ проверки подписи– набор символов доступный длязаинтересованных лиц и используемыйпри проверке достоверности электроннойцифровой подписи.

В случае, когда создаются документна бумажном носителе и электронныйдокумент идентичные по содержанию, обадокумента признаются самостоятельнымидокументами.

Государственные органы июридические лица, а также физическиелица, в функции которых входит работас электронными документами, обязаныобеспечивать необходимые меры ее защиты.

Переход на электронныйдокументооборот обеспечивает значительнуюэкономию финансовых и материальныхсредств, времени. В настоящее времяприменяется в области финансовой истатической отчетности, декларированиии других сферах.

Контрольныевопросы:

  1. Понятие и цели делопроизводства.

  2. Основные принципы делопроизводства.

  3. Операции, составляющие процесс труда по делопроизводству.

  4. Кто обеспечивает организацию и контроль делопроизводства.

  5. На какие организации возложены функции организации, управления и контроля за делопроизводством в Беларуси.

  6. Классификация служебных организационно-распорядительных документов.

  7. Классификация личных документов.

  8. Классификация документов по видам.

  9. Классификация по стадиям создания документов.

  10. Классификация документов по срокам хранения.

  11. Понятие электронного документа и электронной подписи.

ПРИЛОЖЕНИЕА

Классификация документов

1.3. Классификация документов

Со тип документа расшифровка. Виды и классификации документов

В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.

По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Общее представление и признаки классификации

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие название основания классификации, совпадают.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению: служебные, личные;

по сложности: простые, сложные;

по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;

по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

по форме: типовые, индивидуальные;

по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Виды классификаций

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наи­более употребительные виды классификаций.

На рис. 1.9 представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия

Рис. 1.9.Классификация документов

по характеру связей

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином — управленческие документы. Рассмотрим под­робнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 1.10.

Рис. 1.10. Классификация управленческих документов

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Документопотоки предприятия

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи. Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию. Она представлена на рис. 1.12.

Рис. 1.12. Классификация документов

по содержанию

Первичные — это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные — документы, в которых собраны данные из нескольких первичных до­кументов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Классификация документов

по типу носителей

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Рассмотрим подробнее группы документов, выделившиеся в результате классификации документов по типу носителей.

Прошедший век назван эпохой научно-технического прогресса человечества. Пройден огромный путь — от первых аэропланов до космических ракет, от пишущих машинок и арифмометров до персональных компьютеров. Прогресс науки породил огромнейший поток информации, который буквально выплеснулся на нас. Как справиться с ним? Нужна научная организация труда.

И здесь важную роль играет правильно организованное делопроизводство. Единые требования к оформлению и обработке документов дают возможность быстро получить необходимую информацию. Умение правильно оформить документ говорит и об общечеловеческой культуре.

Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности не обошло и делопроизводство.

Использование компьютера для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации и, следовательно, принятия решения и эффективного управления. История создания документов тесно связана с историей создания и развития рисунка и письменности.

Первые наскальные рисунки передавали первобытному человеку первую информацию от других людей. Долгий путь проделал документ, пока основным его носителем не стала бумага: клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент.

Документы, создававшиеся в основном без­вестными летописцами, позволили нам узнать историю нашей Родины. Столетиями документы оформлялись вручную. Сотни писарей работали в государственных учреждениях.

Качество документа определял в первую очередь их почерк.

Лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились первые механические пишущие машинки, но, тем не менее, процесс создания документа оставался достаточно трудоемким. Для внесения в текст даже незначительных изменений его приходилось целиком перепечатывать заново.

С развитием электроники появились пишущие машинки, снабженные запомина­ющим устройством, способным запомнить несколько страниц текста. Но настоящую революцию в деле подготовки документов произвело появление персональных компьютеров.

Основным способом фиксирования фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является документ, написанный или отпечатанный на бумаге. Бумажный документ является одним из важнейших способов доказательства того или иного события. Недаром старинная русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполнен­ный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

– простота внесения изменений;

– использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

– экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

– оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

– возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

– возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде:  письма, брошюры и пр.

Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства.

Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет ксокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере.

Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль за правильностью их оформления и регистрация. Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро.

Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации.

Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки. В приложении 1 приведены материалы по эволюции законодательной базы по электронному документообороту.

Трафаретные документы

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников; документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т. п.

Такие документы являются типовыми для данной организации, поэтому для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специализированные офисные пакеты программ.

Так, большой популярностью пользуются корпоративные информационные системы (КИС): «Галактика», «Парус», «1С:Предприятие» и другие, содержащие все основные формы бухгалтерских документов.

Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая благодаря этому затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

Шаблон — это особый тип документа, поставляющий основные средства для со­здания законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:

– текст или элементы форматирования для однотипных документов;

– стили;

– меню и назначенные клавиши;

– панели инструментов.

Форма — это заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут сначала распечатываться, а затем заполняться вручную на бумаге или же содержать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.

Наиболее эффективны трафаретные документы, то есть формы, содержащие специальные поля (текстовое поле, поле даты и т. п.) для ввода данных, а также стандартные фразы.

Поля трафаретного документа подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст.

Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить ее, не перепечатывая весь текст заново.

Ниже приведен пример трафаретного письма-оповещения о проведении методи­ческого совещания. Подобные письма направляются в организации по электронной почте рассылкой.

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ   КВАЛИФИКАЦИИ РАБОТНИКОВ СФЕРЫ УПРАВЛЕНИЯ «     »              200    г.  №

Заместителю  директора по кадрам

О проведении методического совещания

Уважаемая (ый)___ !

00.00.0000 в 00:00 состоится методическое совещание начальников кадровой службы.

Повестка дня:

1.

2.

3.

Проректор по учебной части                                Подпись                         И.О. Фамилия

Разработку шаблона или формы можно выполнять самостоятельно, а можно воспользоваться помощью одного из мастеров — вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений. Мастер содержит алгоритм подготовки документа, имеющий достаточно разветвленную структуру.

Работа с мастером состоит из шагов, предлагающих выбрать один из предложенных вариантов оформления документа (вид, тип); ввести в предложенное текстовое поле соответствующую информацию; дополнить шаблон своими данными.

После завершения работы мастера полученный документ можно доработать.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.