Лист согласования. Регламент согласования документов в организации Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Регламент согласования документов в организации

Лист согласования. Регламент согласования документов в организации Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook).

Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим.

Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц.

А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Внимание

В течение 7 (семи) рабочих дней с момента направления уведомления Председатель Комитета регистраторов и Генеральный директор Технического центра обязаны направить Директору Координатора информацию о кандидатах, предлагаемых в состав рабочей группы. 6.1.5. Состав рабочей группы формируется Директором Координатора единолично из числа кандидатур, предложенных Председателем Комитета регистраторов и Генеральным директором Технического центра, а также сотрудников Координатора.

6.1.6. Срок формирования рабочей группы не может превышать 30 (тридцати) календарных дней с момента направления Председателю Комитета регистраторов и Генеральному директору Технического центра уведомлений о формировании рабочей группы. 6.1.7.Создание рабочей группы оформляется приказом Директора Координатора.

Главные правила согласования документов:

  1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
  2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
  3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.

  4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
  5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
  6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты.

Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

приказ гтк рф от n 711 — об утверждении инструкции о порядке подписания и визирования правовых актов и иных документов руководителями юридических служб таможенных органов

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке подписания и визирования правовых актов и иных руководителями юридических служб таможенных органов.

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа осуществлять заместителю Председателя ГТК России В.А.

Максимцеву. к Приказу ГТК России от 02.12.97 N 711 О ПОРЯДКЕ ПОДПИСАНИЯ И ВИЗИРОВАНИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ РУКОВОДИТЕЛЯМИ ЮРИДИЧЕСКИХ СЛУЖБ

Визирование документов — это что такое? правила визирования

→ Бланки → Приказ → Приказ о визировании документов, касающихся трудовых отношений, во избежание включения туда дискриминационных условий (образец заполнения) Тематика документа: Приказ Файл текстовой версии: 1,8 кб Сохранить документ: Cкачать документ » Образец документа: Примерный образец ООО «Зоркий ястреб» ПРИКАЗ Дата составленияМоскваНомер документа ¦20.01.

2010¦¦¦ О ВИЗИРОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ, КАСАЮЩИХСЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ, ВО ИЗБЕЖАНИЕ ВКЛЮЧЕНИЯ ТУДА ДИСКРИМИНАЦИОННЫХ УСЛОВИЙ В целях устранения нарушений трудового законодательства в нашей организации Приказываю: 1. С 21.01.2010 все вновь разработанные документы, касающиеся трудовых отношений, представлять в юридический отдел на проверку соответствия их трудовому законодательству.

2. Юристу Келейкину М.Ю. обеспечить своевременную проверку представленных документов. 3.

Приказ на право подписи первичных документов

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; • заявление о приеме на работу, направление или представление; • анкета, листок по учету кадров; • автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); • дополнение к личному листку по учету кадров; • дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

26).

Рис. 26. Образец оформления грифа утверждения документа. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки(рис.

27). Рис. 27. Образец оформления грифа утверждения документа с центрированием по отношению к самой длинной строке. В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:

  • номер приказа,
  • дату составления,
  • название компании,
  • населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:

  • должности,
  • фамилии-имени-отчества,
  • списка документов, которые имеет право подписывать тот или иной сотрудник.

Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.

Регистрация приказов

Регистрация приказов происходит только после их подписания, но в тот же самый день, в соответствии с порядковым номером и указанием даты. Это обязанности отдела делопроизводства. При этом нумерация приказов начинается с единицы ежегодно, но журнал может оставаться единым на протяжении нескольких лет.

Примечание

В процессе согласования его состояние может принимать следующие значения:

  • -1 — Ошибка;
  • 0 — К ознакомлению;
  • 1 — Ознакомлен;
  • 2 — К исполнению;
  • 3 — В работе;
  • 4 — Исполнено;
  • 5 — Не начато;
  • 6 — Отложено;
  • 7 — Отозвано;
  • 8 — Отозвано/отказано;
  • 9 — На контроль;
  • 10 — На контроль отказа;
  • 11 — Контроль;
  • 12 — Контроль отказа.

Согласование приказа

Согласование приказов и проставление на них виз – это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу.

Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:

  • теми, кто готовил приказ;
  • лицами, которым даны поручения, систему исполнения следует закладывать еще на стадии подготовки, чтобы подобрать реальные сроки – это оградит вас от внесения дополнительных изменений в будущем;
  • руководителем юридической службы;
  • по финансовым вопросам подпись ставит главный бухгалтер организации;
  • в последнюю очередь приказ подписывают делопроизводители, чтобы иметь возможность проверить правильность его оформления;
  • иные заинтересованные лица, если в этом есть необходимость.

Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на . Обязательно после визы должна следовать расшифровка с указанием инициалов и фамилии должностного лица, а также датой подписи.

Удобнее всего вариант с листом согласования. Так как не придется повторно собирать подписи, если потребуется редактирование приказа. На проекте приказа визы можно проставлять с добавлением отметки «с замечанием (-ями)». Оформлять их желательно отдельным листом и в произвольной форме.

Если к проекту приказа в процессе согласования добавлены существенные замечания, носящие принципиальный характер, его необходимо доработать, после чего придется вновь собирать подписи. На практике встречаются разные люди, поэтому имеет смысл подумать и начать именно с того человека, у которого может возникнуть больше всего вопросов и замечаний.

Приказ о порядке организации договорной работы

Представление указанных в настоящем пункте документов обязательно при заключении договора на значительную сумму (п. 1.6 настоящего Положения), при заключении договора с контрагентом, которые ранее не имели договорных отношений с АО «Норильский комбинат». 2.

Порядок оформления замечаний, дополнений к проекту договора 2.1.

Замечания, дополнения к проекту договора (в зависимости от характера замечаний, дополнений или необходимости оперативного согласования проекта договора) излагаются устно или письменно (на отдельном листе либо по тексту копии проекта договора, в том числе в виде редакции конкретных пунктов).
2.2.

При поступлении от заинтересованных структурных подразделений замечаний, дополнений к проекту договора Подразделение рассматривает замечания, и после чего включают их в проект договора, а при несогласии с замечаниями — сообщают об этом соответствующему структурному подразделению.

Регламент согласования документации. Система и регламент согласования договоров и документов в организации. Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Лист согласования. Регламент согласования документов в организации Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

На протяжении последних 15-20 лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности. Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы (приказы, служебные записки), резолюции. В связи с тем, что все эти согласуемые предметы охватываются понятием «документ», мы рассмотрим в целом систему согласования договоров и документов.

Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе , является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Немаловажное значение при построении системы согласования документов также имеет разработка порядка ведения реестра, учета и регистрации договоров . Функции учета и регистрации также следует выполнять с помощью автоматизированной системы учета и согласования договоров, так как данные функции, как правило, неразделимы и являются продолжением друг друга на любом предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом:

6 стадий договорной работы

  • Подготовка (составление) проекта
  • Согласование договора
  • Подписание договора
  • Исполнение договора
  • Изменение/дополнение
  • Расторжение/прекращение/истечение договора

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е. без использования средств электронного согласования, может быть сопряжен с рядом затруднений и неудобств:

  • Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
  • Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
  • Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
  • Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
  • Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
  • Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
  • Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
  • После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий

Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты. Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота (такие как 1С Документооборот, DocsVision, Евфрат), так и самостоятельными решениями (например, система на 1С Респект: учет договоров).

Электронное согласование документов и договоров

Бесспорными преимуществами электронного согласования договоров являются:

  • Исключение потерь документов
  • Ускорение бизнес-процесса согласования
  • Минимизация издержек на поиск и согласование договора
  • Устранение человеческого фактора

Программа «Юрайт: Согласования и договоры» является удобным и современным решением для комплексной автоматизации договорной работы. Ее внедрение позволяет создать в организации полноценную электронную систему согласования договоров, которая позволит:

  1. Создавать и изменять карточки договора, фиксировать их основные условия:
  2. Гибко настроить маршруты параллельного, последовательного и смешанного прохождения договора в зависимости от их параметров (условий):
  3. Выполнять задачи по согласованию документов как в системе, так и через обычную электронную почту:
  4. Получать автоматические оповещения ответственному сотруднику о прогрессе согласования, включая случаи просрочки:
  5. Контролировать сроки действия договора, его подписание и прекращение (расторжение):
  6. Широко управлять процессом согласования, отправлять на доработку, запрашивать доп. информацию:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

На основании пункта 7 Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г.

N 679 “О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 47, ст. 4933), и в соответствии с пунктом 10 части 1 статьи 23 Федерального закона от 26 июля 2006 г.

N 135-ФЗ “О защите конкуренции” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3434) приказываю:

1.

Утвердить прилагаемый административный регламент Федеральной антимонопольной службой по исполнению государственной функции по согласованию приобретения акций (долей) в уставном капитале коммерческих организаций, получения в собственность или пользование основных производственных средств или нематериальных активов, приобретения прав, позволяющих определять условия ведения хозяйствующим субъектом его предпринимательской деятельности, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2. Направить настоящий Приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

3. Контроль исполнения настоящего Приказа оставляю за собой.

Временно исполняющийобязанности руководителя

А.Б.КАШЕВАРОВ

Приложениек Приказу ФАС России

от 20.09.2007 N 294

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТФЕДЕРАЛЬНОЙ АНТИМОНОПОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО СОГЛАСОВАНИЮ ПРИОБРЕТЕНИЯАКЦИЙ (ДОЛЕЙ) В УСТАВНОМ КАПИТАЛЕ КОММЕРЧЕСКИХОРГАНИЗАЦИЙ, ПОЛУЧЕНИЯ В СОБСТВЕННОСТЬ ИЛИ ПОЛЬЗОВАНИЕОСНОВНЫХ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ СРЕДСТВ ИЛИ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХАКТИВОВ, ПРИОБРЕТЕНИЯ ПРАВ, ПОЗВОЛЯЮЩИХ ОПРЕДЕЛЯТЬ УСЛОВИЯВЕДЕНИЯ ХОЗЯЙСТВУЮЩИМ СУБЪЕКТОМ ЕГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКОЙДЕЯТЕЛЬНОСТИ, В СЛУЧАЯХ, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в ред. Приказа ФАС РФ от 06.02.2008 N 30)

I. Общие положения

1.

1. Административный регламент Федеральной антимонопольной службы по исполнению государственной функции по согласованию приобретения акций (долей) в уставном капитале коммерческих организаций, получения в собственность или пользование основных производственных средств или нематериальных активов, приобретения прав, позволяющих определять условия ведения хозяйствующим субъектом его предпринимательской деятельности, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (далее – Регламент), разработан на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 “О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг”.

1.

2. Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Федеральной антимонопольной службы (далее – ФАС России), территориальных органов ФАС России (далее – территориальные органы), их структурных подразделений, порядок взаимодействия между структурными подразделениями ФАС России и территориальных органов, а также порядок взаимодействия ФАС России и территориальных органов с гражданами и организациями при осуществлении согласования сделок с акциями (долями), имуществом, активами коммерческих организаций, правами в отношении коммерческих организаций в случаях, установленных антимонопольным законодательством Российской Федерации.

1.

3. ФАС России и его территориальные органы (далее – антимонопольный орган) осуществляют государственную функцию по согласованию приобретения акций (долей) в уставном капитале коммерческих организаций, получения в собственность или пользование основных производственных средств или нематериальных активов, приобретения прав, позволяющих определять условия ведения хозяйствующим субъектом его предпринимательской деятельности, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (далее – государственная функция).

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 26.07.2006 N 135-ФЗ “О защите конкуренции” (далее – Закон о защите конкуренции) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3434);

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Лист согласования. Регламент согласования документов в организации Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

Извлечение

из Методических рекомендаций

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

Регламент согласования документов

Лист согласования. Регламент согласования документов в организации Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации
Бесплатная юридическая консультация:

Регламент согласования документов. Пример, шаблон, образец с пояснениями и ми. Берите за основу, наполняйте своим содержанием. (10+)

  • Регламент согласования. Порядок, положение. Образец, пример, шаблон, форма, текст, скачать.
  • Регламент. Положение о порядке согласования.
  • Цели и задачи регламента.
  • Порядок подготовки документов для согласования
  • Порядок формирования замечаний
  • Порядок устранения замечаний
  • Сфера действия регламента
  • Ответственность
  • Правило согласования документов
  • Реквизит 23 — гриф согласования документа
  • Согласование документа
  • Согласование документа
  • Виза согласования документа
  • Гриф согласования документа
  • Система и регламент согласования договоров и документов в организации
  • Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации
  • Электронное согласование документов и договоров
  • Шпаргалка делопроизводителя
  • 04 апреля, 2021
  • Порядок согласования документов
  • Главные правила согласования документов:
  • Виды согласования документов
  • Сроки согласования документов
  • «ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ»
  • Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог «за» или косую черту.
  • Регламент согласования документов в организации
  • Related Articles
  • Если после покупки квартиры я продаю долю в
  • Могутли спесать пристовы долг с почты банк
  • На сколько выдается шоферская справка
  • Порядок согласования документов
  • Организационные основы процедуры согласования документов
  • Согласование проекта документа: 7 главных вопросов
  • Система и регламент согласования договоров и документов в организации
  • Регламент согласования документов в организации образец
  • Шпаргалка делопроизводителя
  • Страницы
  • 04 апреля, 2021
  • Порядок согласования документов
  • Главные правила согласования документов:
  • Виды согласования документов
  • Сроки согласования документов
  • Организационные основы процедуры согласования документов
  • Управленческий аспект согласования
  • Три «золотых» правила согласования
  • Роли подразделений
  • Зоны ответственности подразделений
  • Условия успешной реализации процедуры согласования
  • Алгоритм и способы согласования
  • Сроки согласования
  • Схемы и маршруты согласования
  • Оформление результатов согласования
  • Контроль согласования

Порядок согласования документов. Регламент, положение. Образец, пример, шаблон

Нужно ли утверждать регламент согласования? Обязательно. Нужно зафиксировать правила игры, одинаковые для всех.

Можно ли отказаться от санкций в положении? Санкции необходимы для обеспечения выполнения регламента. Все должны понимать, что будет, если они будут плохо работать, намеренно затягивать согласование.

Не слишком ли жесткий регламент? Нет. Люди получают зарплату за свою работу и должны выполнять ее качественно. Любые простои — потери для бизнеса.

Бесплатная юридическая консультация:

Можно ли использовать предложенную форму мне в своей работе? Конечно. Копируйте, адаптируйте, применяйте. Для этого и опубликовано.

Поясните, пожалуйста . Пишите нам вопросы. Ссылка на контакты в конце статьи.

Предлагаю Вашему вниманию регламент согласования проектов документов.

Утверждено приказомгенерального директораN _________ от ___________

Цели и задачи регламента

Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.

Бесплатная юридическая консультация:

Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.

Порядок подготовки документов для согласования

Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования. На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов.

Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях (обнаружение ошибок) с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

Регламент по согласованию. Регламент согласования перепланировки. Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Лист согласования. Регламент согласования документов в организации Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

В положении о договорной работе компания устанавливает правила взаимодействия сотрудников подразделений, которые заключают договоры с контрагентами, и юридическим отделом. В статье – образец положения о договорной работе и советы по составлению этого документа.

Как утвердить положение о договорной работе

Положение о договорной работе в организации, утверждает руководитель компании своим приказом. К приказу нужно приложить лист ознакомления с ним и текстом самого положения о договорной работе. В листе ознакомления с положением о договорной работе ставят свои подписи все сотрудники, которым документ адресован. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

  • исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
  • начальник финансового управления;
  • начальник юридического отдела;
  • главный бухгалтер.

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Раздел I. Общие положения

Положение о договорной работе описывает внутреннюю процедуру рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с участием компании.

Укажите, что действие Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения – как существующие на момент его утверждения, так и те, которые будут созданы в будущем. кто обязан исполнять положение о договорной работе – все сотрудники компании, в круг служебных обязанностей которых входит процедура согласования и рассмотрения договоров.

Также дайте определения терминов, которые используются в положении:

  • Договор;
  • Исполнитель;
  • Контрагент;
  • Структурное подразделение.

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора . Но первое, что нужно сделать: (займет 1 минуту).

В начале раздела можно прописать исключения, при которых пакет документов от контрагента не запрашивается и заключение юридического отдела по проверке контрагента не нужно.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора, при которой предоставление документов необязательно.

Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например, если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. Д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента.

Проверка контрагентов на надежность

Обезопасьте себя от мошенничества и неприятностей с налоговой. Автоматическая проверка по налоговым, арбитражным и другим базам.

По данному ИНН ничего не найдено

Общие требования к представляемым документам

В этом подразделе нужно прописать, что менеджеры представляют документы для заключения договора от контрагентов в юридический отдел вместе с договором, который должны завизировать юристы.

Укажите место и сроки хранения документов от контрагентов. Как правило компании хранят их вместе с договорами. Уточните, что в документах не должно быть без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток.

В каком виде запрашивать документы у контрагентов

По усмотрению руководителя компании документы от контрагентов можно запрашивать в виде:

  • оригинала;
  • нотариально заверенной копии;
  • копии, заверенной подписью;
  • простых, незаверенных копий.

В шаблоне положения о договорной работе , который мы приложили к этой статье, используются такая формулировка:

«1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.

) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов.

В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента».

Пропишите пакет документов для каждого типа контрагентов

В отдельных подразделах положения о договорной работе установите, какие документы должен предоставить контрагент, если он

  • физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;
  • юридическое лицо;
  • иностранная компания.

Раздел III. Договорный процесс

В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров.

Процедура согласования договоров

Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе:

  1. Формат, в котором предоставляется договор. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.
  2. Прядок внесения договоров в книгу учета договоров и правила ведения книги учета договоров юридическим отделом.
  3. Кто несет ответственность за проверку правосубъектности контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор. Как правило, это обязанность юристов, но некоторые компании возлагают ответственность на подразделение, которое работает с контрагентом.
  4. Правила визирования договоров начальником юридического отдела и порядок исправления договора по замечаниям, которые сделали юристы.
  5. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом. Имеет смысл установить разные сроки для типовых договоров, разработанных и используемых компанией и договоров, шаблон которыз предлагает контрагент.
  6. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. Например, проекты договоров, содержащих условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, должна визировать служба безопасности компании.
  7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
  8. Правила, по которым юристы разрабатывают шаблоны типовых договоров, утверждают их и передают в работу сотрудникам.

Ответственность и обязанности юридического отдела в договоной работе

Важные правила работы юридического отдела, которые нужно закрепить в положении о договорной работе:

  1. Юристы отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости подписания договора для компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства начальник юридического отдела имеет право такой договор не визировать.
  2. Виза начальника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя ответственности за соответствие договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.
  3. При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителямиконтрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия. За соответствие и условий договора действительной воле компании отвечает исполнитель по договору. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторскойзадолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы.

Лист согласования договора. образец 2021 года

Лист согласования. Регламент согласования документов в организации Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Зачем нужен лист согласования Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый.

Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы.

Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски. Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Данный документ может быть: Порядок заполнения листа согласования При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении. руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую, юрисконсульт представитель отдела бухгалтерии сотрудник службы безопасности заместитель директора и т.

Положение о договорной работе компании

.

Образец Заполненный образец генеральным директором ООО «Приоритет» (приказ от 13 мая 2013 г.

№ 2) о договорной работе ООО «Приоритет» Настоящее Положение определяет требования к форме и содержанию пакета документов, запрашиваемых от контрагентов ООО «Приоритет» для заключения с ними договоров, а также процедуру согласования и рассмотрения договоров структурными подразделениями ООО «Приоритет».

Договор – сам текст договора, а также все относящиеся к нему соглашения, приложения, спецификации и т. п.

Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор.

Структурное подразделение – управление, служба, отдел ООО «Приоритет», к ведению которых относится разрешение определенных служебных задач.

Раздел II.

Порядок согласования и подписание договора

ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА Для всех структурных подразделений (специалистов), устанавливается следующий порядок согласования договоров: – проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурным подразделением (специалистом) по принадлежности предмета договора; – проект договора представляется ведущему товароведу.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: – структурные подразделения по принадлежности к предмету договора; 3.4.

Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней.

3.5.

Как внедрение СЭД повлияло на пересмотр регламентов согласования договоров

На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM. Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов.

Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.

Договорная работа

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Указанные возможности реализованы в программе:

  1. Контроль сроков договора
  2. Договоры не теряются
  3. Реестры и отчеты по договорам
  4. Своевременность согласований
  5. Учет всех версий договоров

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом: 6 стадий договорной работы

  1. Подготовка (составление) проекта
  2. Изменение/дополнение
  3. Подписание договора
  4. Исполнение договора
  5. Расторжение/прекращение/истечение договора
  6. Согласование договора

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е.

Полезный образец: положение о договорной работе

Внимание!

Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

  1. исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
  2. начальник юридического отдела;
  3. главный бухгалтер.
  4. начальник финансового управления;

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Положение о порядке ведения договорной работы

Ниже приводится положение, которое призвано регламентировать договорную работу в организации.

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров). 1.2. Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 1.4.

Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение заключения договоров, а также контроль за их исполнением возлагаются на соответствующее структурное подразделение Агентства, должностное лицо, которое по поручению Генерального директора (далее по тексту – ГД) или иного руководителя по указанию ГД является исполнителем.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.