Копия какой либо части подлинного документа. Копия документа

Письменные доказательства

Копия какой либо части подлинного документа. Копия документа

Что такое письменные доказательства по гражданскому делу? Какие доказательства можно представить в суд? Как доказательства будут оценены судом? 

Самым распространенным видом доказательств являются письменные доказательства (статья 71 ГПК РФ). Это объясняется тем, что все важные обстоятельства в нашей жизни оформляются документально. Письменные доказательства содержат сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения искового заявления в суде.

Письменные доказательства — это документы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения дела в суде

Документы могут быть выполнены в форме цифровой, графической записи, получены в помощью средств связи, например по факсу или электронной почте. К таким доказательствам относятся судебные постановления и протоколы.

Письменные доказательства по типам

По содержанию письменные доказательства подразделяются на распорядительные и справочно-информационные. Для распорядительных документов характерен властный характер (приказы, распоряжения и др.). Справочно-информационные доказательства носят осведомительный характер о каких-либо обстоятельствах (акты, отчеты, протоколы, письма и др.).

По субъекту, от которого исходит документ, доказательства делятся на официальные (исходящие от органов власти, должностных лиц) и частные (неофициальные или не связанные с осуществлением полномочий). Напоминаем, что представление или не представление доказательств является правом лица, участвующего в деле.

По способу создания документы могут быть подлинными или копиями. Оригинал договора — подлинное доказательство, его ксерокопия является соответственно копией.

По форме документы подразделяются на простые письменные и нотариально удостоверенные. Подлинность последних должна быть удостоверена или засвидетельствована нотариусом или иным лицом, уполномоченным выполнять нотариальные функции.

Представление доказательств в суд

В суд доказательства представляются в подлинном виде или в форме заверенной копии. Желательно составить письменное заявление о приобщении доказательств к делу.

Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без этих документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.

Опасаясь утраты подлинников  стороны, чаще всего, представляют в суд копии. Суд не вправе отказать заинтересованному лицу в принятии документов по тем основаниям, что представлена копия, а не подлинник.

Процедура заверения копий документов, находящихся у юридических лиц, достаточно подробно урегулирована действующим законодательством.

Это Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», который подлежит применению в совокупности с процессуальными нормами и действующими ГОСТами.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.

30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, отметку о том, что подлинник документа находится в данной организации.  Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Для заверения копий документов, находящихся на руках у граждан, существуют два способа — либо документы заверяются нотариусом, либо судом.

Гражданский процессуальный кодекс допускает засвидетельствование судьей копий письменных доказательств, имеющихся в деле, при возврате этих доказательств из материалов гражданского дела по просьбе лиц, представивших их (статья 72 ГПК РФ). При этом возврат доказательств производится после вступления решения суда в законную силу по ходатайству о возврате доказательств.

До вступления решения суда в законную силу письменные доказательства могут быть возвращены представившим их лицам, если суд найдет это возможным.

Однако такой возврат может иметь место как исключение из общего правила и по серьезным основаниям. Серьезность оснований для возврата подлинных письменных доказательств и последствия этого действия для возможного рассмотрения дела в суде второй инстанции оцениваются судьей по его усмотрению.

Критерий достоверности доказательств обусловливает проверку, исследование, оценку каждого из доказательств на предмет исключения возможности его искажения (полного или частичного), фальсификации, подлога и т.п.

Доказательство должно отвечать (соответствовать) требованиям о процессуальной форме. Иными словами, доказательство должно быть представлено в суд в том виде, в котором его допускает закон.

Суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен и не передан суду оригинал документа и представленные каждой из спорящих сторон копии этого документа нетождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание оригинала с помощью других доказательств.

Доказательства представляются, как в суд первой инстанции, так и при обжаловании судебных постановлений, однако в случае обжалования, необходимо доказать, что в первую инстанцию доказательства представить было не возможно.

Оценка доказательств судом

Письменные доказательства могут быть положены в основу решения лишь при условии, если они, как и любое доказательство, подверглись исследованию в ходе судебного разбирательства и оценке судом.

Открытое ознакомление с содержанием документа либо с той его частью, которая относится к делу, способствует однозначному восприятию его всеми лицами, участвующими в деле, и знаменует собой начало исследования указанного доказательства.

Затем письменное доказательство предъявляется лицам, участвующим в деле, их представителям, а в необходимых случаях экспертам, специалистам, свидетелям, если заключение, консультация и показания последних имеют отношение к форме и содержанию документа. Лица, участвующие в деле, и их представители вправе высказать замечания и дать объяснения, основываясь на результатах изучения. Все эти действия отражаются в протоколе судебного заседания.

Заинтересованные лица могут оспаривать письменные доказательства путем заявления об их недействительности, опровержения содержащихся в них сведений по существу, заявления спора о подлоге (подделке) документа.

Оспаривание действительности документа состоит в доказывании ненадлежащего его оформления.

Такие документы недействительны, и сведения, содержащиеся в них, не могут служить основанием для признания существующими фактов, в подтверждение которых они представлены.

Основанием для признания документа недействительным может служить выдача его некомпетентным органом или лицом, отсутствие подписи, оттиска печати, удостоверительной надписи нотариуса и некоторые другие недостатки в оформлении документа.

Оспаривание документа по существу состоит в доказывании несоответствия его содержания действительности.

Спор о подлоге может быть заявлен, когда есть основания полагать, что документ, представленный суду, является подложным (например, составлен не тем лицом, от имени которого он исходит; расписка от имени ответчика, хотя последний в действительности денег в долг не брал и расписки не составлял, и т.д.) или поддельным (с помощью подчисток, приписок, исправлений и иных подобных действий изменен первоначальный текст документа; кредитору дана расписка на одну сумму, а он путем приписки значительно увеличил эту сумму). Спор о подлоге может быть заявлен при любом положении дела.

Решение суда должно быть мотивированным, в основу решения суда могут быть положены лишь те доказательства, которые исследовались судом в судебном заседании. Каждому исследованному доказательству суд должен дать самостоятельную оценку.

Дубликат документа

Копия какой либо части подлинного документа. Копия документа

Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?

Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?

Попробуем разобраться

Для начала обратимся к

Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа

Дубликат — повторный экземпляр подлинника

Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Чем отличается подлинник от дубликата

Дубликат выдается взамен подлинника, если подлинник испорчен или утерян. То есть он заменяет подлинник и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Может выдаваться по запросам физических и юридических лиц.

Чтобы отличить дубликат от подлинника, в верхнем правом углу дубликата документа ставится штамп «Дубликат». Тогда подлинник, в случае его обнаружения, не имеет права использоваться.

Дубликаты оформляются на принятых в организации бланках документов и полностью воспроизводят реквизиты подлинника документа.

Чем отличается дубликат от копии

Копия документа, в отличие от дубликата, может оформляться не только на бланке, но и на обычной бумаге. Она точно воспроизводит документ, но не является одним из его экземпляров. Копия не имеет юридической силы, если не заверена в установленном порядке. Копия документа может быть изготовлена в электронной форме или на бумажном носителе.

А если копия заверена

Заверенная копия, в отличие от обычной, может обладать юридической силой. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Если копия документа предоставляется в стороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле…№ …за год» и заверяется печатью организации.

Итак, подведем итоги чем отличается дубликат от копии или заверенной копии:

  1. В отличие от копии дубликат всегда один и выдается взамен оригинала. Копий может быть несколько.

  2. Дубликат имеет свои реквизиты: надпись «Дубликат», номер, дату документа. Копия воспроизводит все реквизиты оригинала.

  3. Дубликат обладает той же юридической силой, что и подлинник. То есть может его заменить. Заверенная копия обладает юридической силой, но гораздо в меньшей степени, чем оригинал документа.

    Даже заверенная нотариально. Так как для совершения многих действий только заверенной копии недостаточно.

    Например, провести регистрацию имущества на основании заверенной копии договора, а не оригинала документа, не представляется возможным.

В деле всегда хранится подлинник. В случае его отсутствия дубликат. Заверенная копия выдается по запросу либо по необходимости. Обычные копии используются во внутренней работе организации. Они не нуждаются в хранении.

С уважением, Инна

Смотреть что такое «дубликат документа» в других словарях:

  • дубликат документа — Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. дубликат документа Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, имеющий юридическую силу. [ОАО… … Справочник технического переводчика
  • Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;… Источник: Постановление ЦИК России от 15.12.2010 N 231/1514 5 Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации … Официальная терминология
  • Дубликат — (лат. duplicatus «удвоенный») копия, второй или следующий экземпляр документа, предмета. Цель изготовления замена подлинника. При определённых условиях иногда требуется не один, а несколько идентичных экземпляров вещи… … Википедия
  • ДУБЛИКАТ — (от франц. donble, лат., duplex двойной). Акт или вообще какая либо бумага, представляющая точное повторение другой и отправляемая на случай её утраты. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДУБЛИКАТ 1)… … Словарь иностранных слов русского языка
  • ДУБЛИКАТ — второй или следующий экземпляр какого либо письменного до кумента, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Цель изготовления ДУБЛИКАТА замена подлинного документа, не обходимая в тех случаях, когда при совершении… … Финансовый словарь
  • дубликат — Экземпляр документа, имеющий одинаковую юридическую силу с первым. Дубликатом является второй либо третий экземпляры документа с теми же подписями и печатями, что и первый. Он имеет ту же юридическую силу, что и первый экземпляр. В случае… … Справочник технического переводчика
  • ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий (в отличие от копии) одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна… … Юридический словарь
  • Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна из … Российская энциклопедия по охране труда
  • Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный; англ. duplicate) второй и каждый следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготавливается с целью замены подлинного документа … Энциклопедия права
  • ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только один … Юридическая энциклопедия

Фальсификация документов

Копия какой либо части подлинного документа. Копия документа

В конце XX века широко распространилась фальсификация лекарственных препаратов. Считается, что значительная часть из них производится на тех же фармацевтических фабриках, на которых производятся и «нормальные препараты» («неучтёнка»).

Другая часть изготавливается в мелких подпольных цехах, в которых совершенно не могут быть обеспечены надлежащие условия производства, в этом случае состав препаратов может очень сильно отличаться от указанного на этикетке.

Часть подделок продаётся через интернет.

Контроль за лекарственными средствами возлагается на соответствующие органы министерства здравоохранения.

Несмотря на широкое отражение проблемы фальсификации лекарственных средств в средствах массовой информации, органы контроля практически никогда не передают дело в судебные инстанции, ограничиваясь снятием с продажи некачественных и фальсифицированных препаратов. Это свидетельствует как о слабости контролирующих органов и несовершенстве законодательства, так и о высоком коррупционном потенциале фармацевтического производства.

Как заверить копию документа? Как правильно заверить копию документа :

Практически каждый из нас сталкивается в жизни с ситуациями, которые требуют предоставления заверенных определенным способом документов. Без таких отметок просто невозможно осуществить некоторые действия. Определенные инстанции требуют заверки каждой бумажки у других должностных лиц.

В принципе, во многих случаях достаточно будет подписи самого лица, которое предоставляет документы. Но иногда понадобится поставить соответствующие обозначения у специальных работников, например, нотариусов. Такие действия имеют специальный порядок и юридическое значение.

Поэтому довольно часто у нас возникает вопрос: «Какие документы необходимо заверять, как заверять документы «копия верна», кто этим занимается?» Если заглянуть в нормативно-правовые акты, то ответы довольно просты.

Копия документа

Прежде всего необходимо определиться с самим понятием, которое будет рассматриваться в статье как фигурирующее.

Копией документа является полное идентичное воспроизведение информации с оригинала.

При этом сохраняется форма, содержание и порядок изложения данных, но бумага не имеет юридической силы.

Заверенная копия представляет собою тот же документ, о котором только что говорилось, но при этом имеющий специальные отметки, предоставляющие ему правовую основу для действия.

Довольно часто случается так, что дубликатом определенного подлинника признается исключительно та копия, которая имеет специальную заверку. Просто отксеренный лист бумаги в некоторых правовых взаимоотношениях не играет абсолютно никакой роли.

Форма копии документа

В законодательстве существуют нормы, которые определяют особые требования к документу, что называется копией. К ним относят:

  • сохранение формы и содержания;
  • воспроизведение всех реквизитов;
  • оформление на обычном листе или фирменном бланке (в зависимости от ситуации);
  • сохранение даты, индекса, адреса в соответствии с оригиналом, вне зависимости от того, где такая копия составлялась.

То есть дубликат должен быть идентичным. Он не может содержать информацию, которой не было в оригинале документа. При этом важно сохранять всю последовательность излагаемой информации.

Виды копий

На сегодняшний день можно выделить две формы дубликатов:

  • копия, сделанная при помощи технических средств;
  • вновь созданный документ.

Первый вариант, как правило, осуществляется при помощи ксерокса. В данной ситуации оригинал просто копируется и заверяется уполномоченными лицами.

Второй способ характеризуется тем, что на основе первоначального варианта создается новый документ, который в полной мере ему соответствует. Он не использует техническое копирование, а предпринимает те же варианты создания, что и оригинал.

Заверение дубликата

Довольно часто возникает вопрос о том, как заверить копию документа. Нормативно-правовой базой предусмотрен ряд случаев, когда дубликаты в обязательном порядке должны содержать специальные отметки. Такие знаки подтверждают верность документа и его идентичность оригиналу.

Как правильно заверить копию документа? В зависимости от той ситуации, для которой предоставляется дубликат, можно выделить три формы проставления подтверждения юридической точности копии документа. К ним относят:

  • заверка нотариусом;
  • проставление отметок государственными инстанциями;
  • подтверждение идентичности частным лицом.

Первый вариант предусматривает использование нотариальных услуг. Например, для того чтобы предоставить документы для некоторых регистрационных дел по доверенности, предусматривается заверение копии именно таким должностным лицом.

В некоторых случаях лицо имеет право заверить документы в государственных органах. В принципе, в такой ситуации юридическая сила дубликата будет такой же, как и при использовании первого варианта. Для этого необходимо обратиться в ЖЭК, деканат и т.д.

Довольно часто для того, чтобы придать копии юридическую силу, достаточно будет того, что директор организации или другое уполномоченное лицо лично отметит, что дубликат соответствует оригиналу документа.

Заверение документа в организации

Юридические лица могут самостоятельно проставить соответствующие отметки на дубликатах.

Для этого прежде всего необходимо знать форму и порядок надписей, которые в обязательном порядке должны присутствовать.

Право заверять копии документов в таком случае имеют работники компании, которые занимают руководящие должности и к их обязанностям относятся такие действия.

Порядок проставления отметок:

  • местонахождение оригинала документов;
  • подтверждение правильности («верно»);
  • фамилия и инициалы лица, которое осуществляет заверительную подпись;
  • дата составления копии;
  • подпись;
  • печать.

Довольно часто пропускают первый пункт. Но эта отметка особенно важна в случаях, когда дубликат предоставляется в федеральные органы. Они требуют наличия такой информации, поэтому в обязательном порядке нужно включать такие данные в процессе юридического оформления.

Заверка документов, которые содержат два и больше листов

Как заверить копию документа, которая состоит из нескольких страниц? Для этого в законодательстве закреплены специальные рекомендации, которых нужно придерживаться.

Прежде всего стоит пронумеровать каждую страницу, из которой состоит копия. При этом не имеет значения, где именно будут стоять цифровые обозначения. Главное, чтобы они соответствовали оригиналу.

В обязательном порядке все листы необходимо скрепить между собой соответственно нумерации документа. Сшить их можно при помощи нити или железной скобкой. Место соединения должно припадать на ту часть бумаги, где нет текста.

Как правило, это левая часть страницы.

На то место, где выходит нить или скобка, нужно наклеить специальную бумажку, на которой будет обозначено количество листов и подпись должностного лица. Кроме того, необходимо поставить печать, но так, чтобы одна ее часть была на листе с обозначением номеров страниц, а вторая – на самом документе.

Кроме того, нормативно-правовыми актами предусмотрена возможность не скреплять страницы многолистового документа между собой.

Но в таком случае на каждой составляющей копии в обязательном порядке должны быть проставлены соответствующие обозначения, которые свидетельствуют о верности дубликата.

Заверка документа у нотариуса

Как заверить копию документа, на которые полномочий работников организации не хватает? В таких случаях лицу придется воспользоваться услугами нотариуса.

Именно такой работник имеет право проставлять отметки, которые свидетельствуют об идентичности дубликата документа его оригиналу.

При этом к нему можно обращаться не только в тех случаях, когда это прямо указано в законе.

Граждане и организации имеют право на подтверждение тождественности в нотариальной форме даже тех документов, которые могут быть заверены другим способом. Просто в таком случае не возникает неуверенности в том, что что-то сделано не так, как нужно.

Нотариально заверенные копии документов имеют бесспорный характер.

Если должностным лицом организации могли быть совершены ошибки при проставлении соответствующих отметок, то у нотариуса такое недопустимо.

Поэтому при предоставлении документа, заверенного таким способом, не возникнет никаких вопросов.

Порядок заверки дубликата

Каждый работник нотариата знает о том, как правильно заверить копию документа. Для того чтобы он подтвердил идентичность дубликата, необходимо предоставить:

  • оригинал;
  • копию;
  • документ, подтверждающий личность лица, которое обратилось к нотариусу.

Прежде всего должностное лицо проверяет правильность копии документа и ее полное соответствие оригиналу. После того как этот факт будет подтвержден, нотариус ставит отметки, которые включают его имя, слово «верно», дату, печать, номер регистрации заверки.

После того как все действия будут выполнены, тот, кто обратился в нотариальную контору, расписывается в специальном журнале, где ведется реестр всех обращений граждан и юридических лиц.

Заверить копию документа у нотариуса довольно просто и недолго. Кроме предоставления всех необходимых документов и оплаты таких действий, ничего не требуется.

Сколько стоит заверить копию документа

Если говорить о том, какую цену имеют такие действия, нужно заметить, что здесь все зависит от того, кто занимается процессом.

Когда речь идет о самой организации или органах государства, то такая процедура бесплатная. Никаких отдельных платежей за осуществление таких действий вносить не нужно.

Свою цену имеет нотариальное заверение. Как правильно заверить копию документа, мы разобрались, а вот в том, во сколько это обойдется – нет.

В данной ситуации все напрямую зависит от того, каким именно нотариусом осуществляется подтверждение идентичности. Если это государственный работник – то тарифы будут более низкими.

В случае если лицо обратилось к частному нотариусу, то тут нужно будет заплатить уже больше.

Практическое значение

Предоставление копии, оформленной юридически, имеет важное значение. В первую очередь это проявляется в том, что такой документ может фигурировать в делах вместо оригинала, подтверждая при этом те или иные факты.

О том, как заверить копию документа, было рассказано достаточно. Самое главное – это запомнить порядок проставления отметок и информации, которая должна в нее входить.

Как заверить копии документов? Образец не установлен на законодательном уровне. Поэтому необходимо выучить все описанные выше правила и соблюдать их. Как примерно он должен выглядеть, можно посмотреть на фото выше.

Как заверить документы: печати «Верно» и «Копия верна»

Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.

Работники могут запросить у работодателя копии любых документов, которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью.

Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса.

Копия будет иметь юридическую силу, если ее правильно заверить (с учетом статьи 62 ТК).

Подробнее о том, как заверить документы, читайте в статьях:

На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:

  • свою подпись;
  • расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
  • дату непосредственного заверения;
  • гербовую печать организации.

Скачать документы по теме:

Копия подлинник

Копия какой либо части подлинного документа. Копия документа

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заверяется копия по новому ГОСТу Елена А. Пономарева

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии. Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием.

Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность об авторе, времени и месте создания считается подлинным.

Подлинник официального документа — это первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их ГОСТ Р Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать или часть их, особенности их расположения.

Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров.

Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу.

Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Требования к оформлению документов” при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи инициалы, фамилию ; дату заверения.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии. Алгоритм создания текста документа.

Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к их оформлению. Унификация текста. Лингвистические особенности текстов служебных документов. Дата публикования: ; Прочитано: Нарушение авторского права страницы Заказать написание работы.

Случайная страница Контакты Заказать.

То есть: ниже реквизита “подпись” проставляется надпись “Верно”; далее указывается должность лица, заверившего копию; проставляется его личная подпись; делается расшифровка подписи инициалы, фамилия ; указывается дата заверения; проставляется печать.

Левченко Отключите adBlock!

Кадровое делопроизводство”, , N 1. В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы.

Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации. Мы часто употребляем такие слова, как “копия документа”, “дубликат”, “подлинный документ”, причем не всегда правильно.

А ведь каждое из этих слов имеет единственное значение, и в делопроизводстве это особенно важно.

Определение

Оригинал – первоначальный объект, созданный «с нуля» и на этот момент не имеющий аналогов и копий. Им также называют главный экземпляр документа, предназначенного для подписания сторонами (договор купли-продажи, поставки и т.д.).

Подлинник – уникальный объект, обладающий определёнными атрибутами, подтверждающими его оригинальность. Данный термин широко используется в искусстве применительно к авторским шедеврам, которые созданы творцами «с чистого листа» и не являются копиями.

Беловики и черновики

Черновики и беловики – это разновидности подлинников документов.

Беловик – это последняя редакция документа, которая переписана или перепечатана «набело»; беловой документ (написанный вручную или напечатанный), чей текст был переписан с чернового варианта с учетом дополнений и исправлений, но без помарок.

Правовые специалисты считают подлинным только подписанный и заверенный ответственными людьми беловик. Среди служебных документов оригиналом обычно считается беловик, выполненный на специальном бланке с подписью ответственного должностного лица, в некоторых случаях – с наличием мокрой печати.

https://www.youtube.com/watch?v=npon57ga21E

Также подлинниками можно считать и черновики. ГОСТ определяет понятие черновика так: «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом». В составе черновиков выделяют много вариантов и редакций, при этом каждый будет являться подлинным. Первоначальную редакцию записанных электромагнитным способом документов можно с помощью дат.

Также среди подлинных документов отдельно выделяют автографы («автограф» обозначает «собственноручный») – это документы, которые были написаны или исправлены (к примеру, после перепечатывания) рукой автора. Благодаря современным технологиям этот способ не всегда помогает установить автора документа. Однако с наличием приписок и исправлений от руки это становится гораздо более возможным.

Подлинники изобразительных и звуковых документов имеют свои признаки уникальности. Так, например, оригинальным чертежом будет считаться первоначальный набросок.

Причем здесь огромное значение будет иметь наличие формальных заверений – печати или подписи, что составляет аутентичность данного документа.

Фотодокумент считается оригинальным, если есть подтверждение негативом, звуковая документация подтверждается первоначальной звукозаписью, матрицей грамзаписи, лентой электрической или магнитной записи.

При необходимости в размножении документов появляются копии, которые могут быть представлены в неограниченном количестве. Копии и их виды Копия – это повторное отображение или воспроизведение подлинника.

Само понятие копии неразрывно связано с множением документов, многократным повторением оригиналов в любом роде.

Стандарт на термины и определения понятие «копия» раскрыто так: “Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Изначально при потребности размножения экземпляров документов их просто переписывали, и потому стали называть списками. К примеру, список каких-либо летописей.

При эволюции документирования и технологическом прогрессе понятие копии значительно расширилось и уточнилось. Сперва разделим их на те, которые возникают одновременно с оригиналом и те, которые возникают позже.

При работе с печатной машинкой люди получали сразу же оригинал и копию документа. Литература советского периода по делопроизводству приводит термин «отпуск».

Отпуск – это копия документа, которая оставалась в организации при отправлении оригинала. Чаще всего этот вид копии производился автоматически при перепечатывании с черновика на печатной машинке, и фактически равнялся вторым, третьим и т.д. машинописными экземплярами.

Первый, как правило, печатали на бланке, сразу ставили подпись и, по необходимости, печать. После этого он проходил регистрацию – и, по сути, становился подлинником. Остальные становились копиями, называемыми «отпуск». Сегодня этот термин фактически не употребляется.

Во время составления документа на компьютере и выведения его на бумажные носители каждый его экземпляр будет считаться подлинником, и выглядеть они будут одинаково. В таких случаях выделить из них оригинал можно только путем подписывания и регистрации, остальные будут копиями.

Если организация применяет бланки, выполняющиеся типографическим способом, то при выводе на бумагу первого экземпляра он будет на бланке и с подписью, а остальные выведут на бумагу и оставят в качестве копий. Также копию можно сделать с части документа. Это называется выписка.

В наиболее частых случаях выписки производят из сложных, объемных документов (решения и протоколы заседаний коллегиальных органов, приказы).

Выписку делают только из той части документа, имеющей прямое отношение к запросившей ее организации или частному лицу. Выписка должна быть заверена должностным лицом (начальником канцелярии, секретарем и т.д.) путем подписывания, а при необходимости и печатью.

Есть два основных способа получения копии: ручные и автоматические (факсимильные). Ручные копии являются результатом переписывания с оригинала от руки или машинным способом.

Факсимильными копиями (от факсимиле – это точное воспроизведение любым способом рукописи, чьей-то подписи, документа) являются полученные с помощью фотографирования или копировально-множительной техники.

Напоминаем: факсимиле – это название клише, печатки, которая воспроизводит собственноручную подпись. Другими словами – фактически копия одного из реквизитов. Чаще всего подписи руководителя.

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Потеряли оригинал документа. Когда суду достаточно копии

Копия какой либо части подлинного документа. Копия документа

Письменные доказательства нужно представлять в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч.8 ст.75 АПК). Подлинник нужно представлять в случаях, предусмотренных законом, а также по требованию суда (ч.9 ст.75 АПК).

Однако суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии не тождественны друг другу и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью иных доказательств (ч.

6 ст.71 АПК).

Получается, суд может принять копию только в случае, если у него не возникнет сомнений в ее подлинности, например, когда в материалах дела отсутствуют противоречащие копии документов, оппоненты не возражают относительно содержания копии.

Рассмотрим случаи, когда суд с большей долей вероятности признает копию надлежащим доказательством и не потребует оригинал.

Копия не вызывает сомнений, и нет противоречащих друг другу документов

Если толковать ч. 6 ст. 71 АПК буквально, то копия документа – надлежащее доказательство. Этот подход получил распространение в судебной практике, в том числе Верховного Суда[1], получил подход к оценке копии документа в качестве надлежащего доказательства, основанный на буквальном толковании части 6 статьи 71 АПК РФ.

Суды, принимая надлежащим образом заверенную копию документа, указывают, что если в материалы дела не поступали нетождественные копии доказательства, то представление оригинала не требуется.

В качестве дополнительного подтверждения такого подхода учитывается, что сторона не заявляла ходатайства о фальсификации доказательств в порядке статьи 161 АПК РФ.

Примеры из практики

Судебный акт

Мотивировка

Постановление АС Московского округа от 13.02.2015 по делу № А40-23216/2014

Истец обратился в суд о взыскании задолженности из договора субподряда. В обоснование своей позиции взыскатель приложил копии подтверждающих документов. Суд первой инстанции иск удовлетворил.

Апелляционная инстанция решение отменила, сочтя представленные копии документов ненадлежащими доказательствами.

Суд кассационной инстанции указал на неправомерность такого подхода, так как истец в обоснование требований представил копии доказательств в форме надлежащим образом заверенных копий, которые ответчиком не оспорены.

Каких-либо ходатайств, заявлений о фальсификации, экспертизе недостоверности доказательств, о несоответствии копий документов оригиналам документов в судах первой и апелляционной инстанций не заявлялось. Более того, суд апелляционной инстанции не требовал от истца предоставить оригиналы.

Постановление АС Уральского округа от 08.07.2021 по делу № А60-50886/2015

Суд первой инстанции удовлетворил иск о взыскании предоплаты по договору. Апелляционный суд отказал в удовлетворении требований в связи с представлением ответчиком копии товарной накладной, подтверждающей исполнение договора.

Суд кассационной инстанции, оставляя без изменения постановление апелляционной инстанции, указал на то, что суд правомерно принял копию в качестве допустимого и относимого доказательства, так как копия накладной относится к спорному договору, содержит все необходимые реквизиты.

Иные копии накладной, отличающиеся по своему содержанию от копии, представленной ответчиком, в материалы дела не представлены.

Постановление АС Московского округа от 29.03.2021 по делу № А41-27575/2021

Суды, отказывая в удовлетворении иска о взыскании денежных средств, исходили из того, что истец не выполнил требования, указанные в определениях суда первой инстанции о предоставлении на обозрение суда оригиналов документов в обоснование исковых требований, в связи с чем пришли к выводу о недоказанности истцом наличия задолженности.

Суд кассационной инстанции отправил дело на новое рассмотрение в связи с тем, что законом не предусмотрены процессуальные последствия в виде отказа в удовлетворении иска в связи с неисполнением судебных определений. Ответчики возражений не заявляли, в судебные заседания не явились, документов, противоречащих копиям, не представили.

Реальная процессуальная необходимость, обусловленная положениями закона, в истребовании у истца оригиналов документов фактически у суда отсутствовала.

Соответственно, суды неправомерно оставили без удовлетворения заявленные исковые требования со ссылкой на их недоказанность исключительно ввиду наличия в материалах дела только копий документов и непредставления их оригиналов.

Постановление АС Волго-Вятского округа от 16.10.2021 по делу № А17-7540/2021

Суд кассационной инстанции указал, что отсутствие в материалах дела подлинников документов не является основанием для отмены обжалуемых судебных актов, так как представленные копии документов заверены надлежащим образом. Доказательств того, что представленные копии документов не соответствуют оригиналам документов либо имеется копия документа, содержание которой не соответствует копии, представленной истцом, ответчик не представил.

Противоположная сторона признает либо не оспаривает содержание копии

Законом предусмотрено, что в случае подтверждения стороной обстоятельств, на которых другая сторона основывает свои требования или возражения, освобождает другую сторону от необходимости доказывания таких обстоятельств[2].

Такое признание возможно оформить в виде соглашения сторон, приобщаемого к материалам дела, либо занесения арбитражным судом подтверждения обстоятельств в протокол заседания, что удостоверяется подписями сторон в протоколе.

Предусмотрена также возможность одностороннего изложения признания в письменном виде.

Например, в рамках одного из дел по банкротству физического лица[3] финансовый управляющий оспаривал сделку должника по продаже земельных участков.

При этом в материалы дела не были представлены ни оригинал, ни копия указанного договора.

Однако суд установил, что договор купли-продажи действительно заключался, так как стороны подтвердили указанный факт, что было занесено в протокол судебного заседания и подтверждается соответствующими подписями сторон.

Когда суды применяют это правило, они исходят из обязательного соблюдения формальных требований.

Например, в деле № А15-3603/2015 стороны не представили кредитный договор в материалы дела, однако представитель ответчика неоднократно устно признавал подписание кредитного договора и наличие задолженности.

Суды сочли устное подтверждение заключения договора достаточным основанием для признания наличия долга у ответчика. Однако впоследствии Ответчик заявил об ошибочности первоначального заявления.

Суд кассационной инстанции, отменяя судебные акты нижестоящих инстанций, указал на то, что, хотя ответчик и признал устно наличие договора, впоследствии такое заявление было отозвано, а фиксация таких заявлений в протоколе судебного заседания не была произведена. Следовательно, суды пришли к преждевременному выводу об освобождении истца от обязанности доказывания обстоятельств.

Заключение соглашения об обстоятельствах, а также занесение признания в протокол не дают гарантии, что в ходе рассмотрения дела не потребуется оригинал документа. Стороны не лишены права заявить об ошибочности своей позиции, что следует из пункта 14 информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 22.12.

2005 № 99 «Об отдельных вопросах практики применения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации». Таким образом, суды неправомерно освободили банк от бремени доказывания факта заключения кредитного договора и получения ответчиком спорной суммы.

После такого заявления суд обязан оценить доказательства, в том числе такое заявление, по общим правилам оценки доказательств.

Анализ судебной практики показал, что данные нормы достаточно редко применяются, что логично, так как стороны, доведя спор до стадии судебного разбирательства, как правило, не намерены упрощать оппоненту процесс доказывания.

Копию документа заверил нотариус

По общему правилу не требуется доказывать обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия. Исключением из данного правила являются случаи, когда нотариальный акт был отмене либо когда подлинность такого документа опровергнута в рамках проверки заявления о фальсификации доказательств в порядке статьи 161 АПК РФ[4].

Суды, принимая нотариально заверенные копии письменных доказательств, оценивают такие копии наряду с другими доказательствами, при этом подлинность под сомнение не ставится, если стороны не заявили о фальсификации доказательства, так как нотариальное удостоверение документа означает, что оригинал тождественен копии во всех его частях. Данный подход нашел свое отражение и в судебной практике[5].

Когда суд потребует подлинник документа?

Как следует из судебной практики, истребование оригинала является правом, а не обязанностью суда[6]. При этом суд может запросить оригинал в любой ситуации, даже если не представлена нетождественная копия. Таким образом, в сфере представления доказательств существует высокая степень усмотрения суда.

Суды могут руководствоваться положениями статьи 65 АПК РФ, которая предусматривает, что каждая сторона обязана доказать обстоятельства, на которые ссылается.

В случае непредставления оригинала документа, копия которого представлена в материалы дела, суд может усомниться в достоверности данной копии, так как копия, по общему правилу, должна изготавливаться при наличии оригинала у стороны.

Что делать, если суд требует оригинал?

В случае отсутствия подлинника доказательства необходимо дать объяснения суду относительно того, почему представление оригинала невозможно[7].

В любом случае суд не может отказать в приобщении копии к материалам дела, если только такой документ явно не относится к материалам дела. Копия документа будет оцениваться по общим правилам статьи 71 АПК РФ. Отсутствие оригинала не означает, что суд обязательно критически отнесется к копии.

Для подтверждения своей позиции сторона может представить дополнительные доказательства, которые прямо или косвенно содержат необходимые сведения. Например, возможно предъявление первичных документов, платежных поручений, банковских выписок и иных.

То есть любых относимых и допустимых доказательств, которые могут в совокупности подтвердить позицию стороны. Данная позиция также нашл свое отражение в пункте 10 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 3 (2015), утвержденного Президиумом ВС РФ 25.11.2015.

Суд указал, что при непредставлении истцом письменного договора займа или его надлежащим образом заверенной копии вне зависимости от причин (в случаях утраты, признания судом недопустимым доказательством, исключения из числа доказательств и т.д.

) истец лишается возможности ссылаться в подтверждение договора займа и его условий на свидетельские показания, однако вправе приводить письменные и другие доказательства, в частности расписку заемщика или иные документы.

Примеры из практики

Судебный акт

Мотивировка

Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 26.04.2021 по делу № А33-1805/2021

Суды, рассматривая спор о взыскании задолженности по тепловой энергии, установили, что у ответчика имеются основания для заявления встречных требований, которые были подтверждены копиями отчетов по учету тепловой энергии, справками о количестве потребленной тепловой энергии. Кассационная инстанция указала на то, что копии документов приняты судами правомерно, так как позиция ответчика также подтверждается совокупностью иных доказательств, в частности актами зачета однородных требований, товарными накладными и прочими документами.

Постановление АС Волго-Вятского округа от 26.09.2021 по делу № А43-13315/2021

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.