Кадровое делопроизводство и трудовое право. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового

Кадровое делопроизводство и трудовое право. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика.

Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица.

Кроме того, Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  • для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Официальный рейтинг компаний по ведению кадрового делопроизводства в Москве

Кадровое делопроизводство и трудовое право. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Количество работниковСтоимость (месяц)
До 5От 1 450
До 10От 3 100
До 30От 5 500
До 100От 7 500
До 200От 19 900
До 5 иностранных работниковОт 2 100

В стоимость абонентского ведения кадрового делопроизводства входят следующие факторы:

  • Заполнение и учет личных карточек;
  • Оформление удостоверений для командировок;
  • Формирование образцов заявлений;
  • Учет трудовых контрактов и указов;
  • Документальное сопровождение увольнения специалиста;
  • Оформление работы в выходной / праздничный день, сверхурочного труда;
  • Ведение трудовых книжек, а также журнала для их учета;
  • Систематизация и контроль личных дел;
  • Создание штатного расписания и графика отпусков, а также при необходимости их корректировка;
  • Формирование различных вариантов приказов (перевод, повышение, премирование и прочие);
  • Формирование табеля учета рабочего времени.

Цена ведения кадрового делопроизводства (дополнительные услуги)

Восстановление утерянной документации по кадрамОт 250 / лист
Работа по начислению зарплаты и отчислений с нееОт 200 / работник
Ведение журнала регистрации, корректировка кадровых измененийОт 1 500 / месяц
Работа в программе 1С для систематизации данныхОт 4 000 / месяц
Составление коллективного договораОт 10 500
Услуги курьера по доставке отчетности в органыОт 500
Составление распоряжений по хозяйственной частиОт 150 / экземпляр
Расчет пособияОт 1 100
Составление документа о материальной ответственностиОт 1 500
Составление типовой формы трудового контракта / приложения к немуОт  500 / 500
Формирование должностной инструкцииОт 500
Справка о сумме выплатОт 150
Составление соглашений (обработка персональных данных, неразглашение коммерческой тайны)От 250
Контракт с генеральным директоромОт 3 500

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме – это процесс руководства кадрами, систематический контроль документации, связанной с учетом и перемещением штатной единицы, а также учет периода работы и расчет зарплаты. 

Делопроизводитель обязан совершать следующие действия:

  • Создание и хранение личных дел специалистов;
  • Составление заявлений, справочных документов и выписок;
  • Формирование контрактов и распоряжений;
  • Создание и ведение табеля учета рабочего времени;
  • Расчет и выплата обязательных сумм для работников – зарплата, больничные, отпускные и пр.;
  • Формирование и сдача отчетности по социальным взносам;
  • Формирование должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Полное сопровождение процесса приема / увольнения сотрудников – оформление распоряжений, внесение записей в трудовые книжки, подсчет выработанного времени, начисление расчетных, помощь в составлении заявлений, проведение инструктажа, ознакомление с договором о материальной ответственности и прочими локальными документами предприятия. 

При этом кадровик должен позаботиться о конфиденциальности личных данных специалистов.  

Нами были изучены компании Москвы, предлагающие ведение кадрового делопроизводства. В частности, изучались основные факторы, влияющие на качество услуг:

  • Период деятельности компании и ее специализация;
  • Уровень знаний и опыт каждого работника;
  • Отзывы клиентов;
  • Стоимость услуг, как отдельно взятых, так и абонентского обслуживания;
  • Отличное знание законодательных норм и оперативное их применение, способность быстро реагировать на изменения.

В рейтинг лучших компаний по делопроизводству вошли те фирмы, которые имеют высокие показатели по всем перечисленным пунктам.

Что делать, если самостоятельно предприятие не может заняться ведением кадрового делопроизводства в полном объеме 

Нередко происходят такие ситуации, когда руководство самостоятельно не может внедрить кадровый учет на предприятии из-за различных обстоятельств, например, по причине недостаточного опыта. Создание учета состоит из нескольких этапов, таких как:

  • Прием директора, который сможет назначить исполнителя кадрового делопроизводства;
  • Составление образцов обязательной кадровой документации; 
  • Документальное оформление приема персонала;
  • Внесение записей в трудовые книжки.

При обращении в профессиональное агентство компания полностью перекладывает проблемы с ведением кадрового делопроизводства на плечи профессионалов. Они выполнят:

  • Подбор оптимального варианта кадрового делопроизводства;
  • Разработку внутренней документации;
  • Формирование приложений, инструкций и графиков;
  • Систематизацию документооборота;
  • Ведение учета на систематической основе. 

Также специалисты автоматизируют весь процесс, при необходимости осуществят контроль над кадровой бухгалтерией (расчет заработной платы, отпускных, больничных и отчисление налогов).

Они проведут консультирование клиента относительно норм ведения кадрового делопроизводства, чтобы в дальнейшем клиент избежал глобальных ошибок. 

Распространенные ошибки при ведении кадрового делопроизводства 

Ошибочное заполнение документации чревато не только конфликтами руководства с коллективом, но и административной ответственностью / материальными тратами компании. 

Самые распространенные ошибки, допускаемые при самостоятельном ведении кадрового делопроизводства, происходят в следующие моменты:

  • В процессе составления приказов о назначении на должность или увольнении работника. Допускаются ошибки технического характера, когда происходят опечатки в ФИО работника, его специальности. Не соблюдается регламент составления документа, внесения обязательных данных, например, дата приема работника или утверждения приказа руководителем;
  • При составлении договоров – в тело документа могут быть не внесены существенные условия, особенно если вопрос касается несовершеннолетнего гражданина или инвалида;
  • Использование неполного перечня документов для поступления нового сотрудника в штат;
  • В процессе внесения данных в трудовые книги – неправильное исправление неверно внесенной записи о приеме / увольнении. Неверная корректировка фамилии, если работник ее изменил в процессе трудовых отношений с работодателем. Титульная страница трудовых книг также очень часто заполнена с ошибками, что в дальнейшем создаст для гражданина проблемы при оформлении пенсии или очередном трудоустройстве. 

Поэтому участие сторонней специализированной компании в ведении кадрового делопроизводства в полном объеме является крайне актуальным вопросом, особенно в организациях с большой численностью работников.

Мы предлагаем вам информацию о лучших компаниях столицы и области, работающих в узком направлении по кадровому учету. Они смогут на должном уровне обеспечить вас необходимым обслуживанием.

Задайте вопрос официальному представителю портала vse-advokaty

Задайте свой вопрос и я помогу Вам в решении проблемы! — Климова Ольга

Тема вопроса:

Ваш вопрос:

Спасибо, что обратились к нам с вопросом! Ответ на вопрос будет опубликован в течение 30 минут. — Климова Ольга

Ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство и трудовое право. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства.

Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем.

Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании. 

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

  • права и обязанности работодателя и подчиненных;
  • порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
  • условия выхода в отпуск;
  • оформление несчастных случаев на работе;
  • и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей  руководящего звена). 

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет.

Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании. 

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

  • самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
  • наем специалиста кадрового администрирования;
  • аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться.

Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы.

Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы – глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации.

Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера.

В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена.

Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки.

Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск,  возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

  • оформление приема/увольнения работников;
  • составление приказов кадрового характера;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • составление штатного расписания, графика отпусков;
  • разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

  • составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
  • внесение изменений в действующие трудовые договоры;
  • расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

  • создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
  • постановка фирмы на учет;
  • составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

  • составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
  • ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
  • оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

  • уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
  • ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
  • ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам  трудового законодательства;
  • индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
  • вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела  вашей фирмы  и аутсорсинговой компанией;
  • возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
  • консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
  • уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
  • возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

Ведение кадрового делопроизводства на предприятии с нуля: пошаговая инструкция для новичков

Кадровое делопроизводство и трудовое право. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Любая компания, которая имеет наёмный труд, где бы она ни была расположена, в Москве либо ином населённом пункте, ведёт кадровое делопроизводство. Отвечает за это отдельный сотрудник, обладающий определёнными знаниями, либо специально созданная с этой целью служба.

Подобную работу в любой момент может проверить инспекция по труду, а потому важно, чтобы всё было в полном порядке, иначе организации грозит штраф. В связи с этим, если знаний у человека, который будет выполнять такие функции, ноль в рассматриваемой области – это следует немедленно исправить!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа →

Это быстро и бесплатно! Или звоните нам по телефонам (круглосуточно):

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — позвоните нам по телефону. Это быстро и бесплатно!

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства гласят, что существует обязательная и рекомендованная документация. В основном предприятия самостоятельно разрабатывают свои шаблоны, опираясь на существующие рекомендации.

В целом можно определить, что кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, направленную на организацию работы с кадровыми материалами. Рассмотрим существующие бумаги и как правильно их составить.

Нормативные документы по кадровому делопроизводству

Все нормативные документы по кадровому делопроизводству можно разделить на две основные категории:

  • локальные нормативы;
  • бумаги, что составляются при оформлении трудовых отношений.

Так, в первую категорию можно отнести следующие материалы:

  • штатное расписание;
  • положение об оплате труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • график отпусков и др.

Ко второй группе относят такие бумаги:

  • трудовые договоры;
  • кадровые приказы;
  • материалы по учёту рабочего времени;
  • трудовые книжки, карточки сотрудников и прочее.

Шаг 1: обеспечьте кадровое делопроизводство

Сначала следует определить лиц, ответственных за рассматриваемый кусок работы. Необходимо проследить, чтобы они имели нужное обучение и знали, как справляться с поставленными задачами.

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников

Чёткого определения, сколько работающих должно заниматься подобными функциями, в нормативах не предусмотрено. Исходя из масштабов предприятия, его штата, финансовых возможностей и прочих факторов, в такой роли может выступать один кадровик, человек, работающий по совместительству (сюда входит как внутреннее, так и внешнее совмещение) либо целая кадровая служба.

Шаг 2: изучите учредительные документы

Кадровое делопроизводство с нуля начинается с изучения учредительной документации.

Первое, на что нужно обращать внимание – чтобы название организации в кадровых документах соответствовало тому, как оно прописано в учредительных бумагах.

Далее, важно установить, кто числится уполномоченным лицом, которое вправе подписывать кадровые материалы. Ошибкой будет, когда нанимателем в трудовом договоре указан один человек, а подписывает его в конце совсем другой.

Шаг 3: разработайте штатное расписание

Следующий шаг, которого требует организация кадрового делопроизводства – это составление штатного расписания. Оно отображает, в каких специалистах нуждается предприятие для выполнения поставленных задач. Нужно следить за тем, чтобы ни одна нужная должность не осталась вне штата.

Кто отвечает за разработку штатного расписания

Интересуясь, в чём заключается работа по документопроизводству, важно понимать, кто из тружеников, какие функции выполняет. Так, штатное расписание обычно составляет экономист по труду. Однако не во всех организациях, особенно небольших, есть такая должность. Тогда подобные обязанности лягут на плечи сотрудника, которого назначат ответственным за составление проекта штатного.

Шаг 4: определите необходимое количество локальных нормативных актов

Число и суть внутренних нормативов того или иного предприятия могут варьироваться исходя из особенностей его деятельности. Универсального списка, что подошёл бы абсолютно всем организациям, не существует.

Разбирая основы кадрового делопроизводства с нуля, рекомендуем учитывать следующие правила:

  1. По трудовым нормативам лишь представители микропредпринимательства вправе не составлять локальные акты. В таком случае все вопросы, которые должны регулироваться подобными материалами вносятся в положения трудового договора.
  2. Существует ряд бумаг, обязательных для всех предприятий. К ним относят, например, правила внутреннего распорядка, материалы, регламентирующие систему оплаты труда, график отпусков и некоторые другие. Иногда те или иные становятся обязательными исходя из вида деятельности. К примеру, организации, работа в которых предусматривает частые командировки, нуждаются в разработке соответствующего положения.
  3. С внутренними актами труженик ознакамливается под подпись.

Шаг 5: проверьте, как оформлен на работу руководитель

Определяя, с чего начать деятельность в новой организации, проверьте документальное оформление руководителя.

Нужно учитывать, что он обладает двойным статусом: с одной стороны, является исполнительным лицом юрлица, а с другой — выполняет обязанности, связанные с руководством.

На начальника должен быть составлен приказ о назначении его генеральным директором, а также трудовой договор и приказ о приеме на работу.

Шаг 6: разработайте проект трудового договора

Правила ведения кадрового документопроизводства гласят, что основным актом, регламентирующим трудовые правоотношения, является трудовой договор. Составляя его, важно проследить, чтобы на бумаге были прописаны все важные моменты, связанные с рабочим процессом. Не удивительно, что именно за него инспекция по труду выписывает наиболее высокие штрафные санкции.

Типовая форма соглашения существует лишь для государственных и местных органов. Частные же структуры разрабатывают такую документацию самостоятельно. Занимаясь её разработкой, стоит учитывать следующие нюансы:

1. В договор должны быть включены обязательные положения:

  • ведомости о работнике и нанимателе;
  • ведомости о материалах, удостоверяющих личность труженика и полномочия нанимателя;
  • номер налогоплательщика;
  • место и дата подписания соглашения;
  • срок действия документа (если заключается срочный);
  • гарантии и компенсации за выполняемые обязанности;
  • режим работы;
  • условия и характер труда.

2. При составлении документации учитывайте специфику работы вашего предприятия. Возможно, есть отдельные нормативы, которые регулируют именно вашу категорию деятельности.

3. Если функционирование фирмы касается материальных ценностей, желательно сразу определить лицо, которое будет за них ответственным.

Шаг 7: подготовьте материалы для заполнения трудовых книжек новоприбывших тружеников

Определите, кто будет отвечать за заполнение, сбережение, учёт и выдачу трудовых. Если это не то лицо, что ведёт делопроизводство, и такие функции прямо не прописаны в его должностной инструкции, потребуется составить отдельный приказ. Далее, работающий, что ведёт кадровый учёт, должен позаботиться о том, чтобы на предприятии было достаточно бланков трудовых и вкладышей в них.

Подобные материалы считаются документацией строгой отчётности. Представители бухгалтерии ведут приходно-расходную книгу таких бумаг. А вот ведение журнала учёта движения трудовых ложится на плечи кадровиков.

Шаг 8: подготовьте материалы для ведения кадровой работы

Кадровые процессы начинаются с оформления тружеников. Рассмотрим, что будет входить в требуемую документацию.

Список документации, что потребуется кадровику для оформления новоприбывших работников

Заключаться соглашение будет со следующим типовым набором материалов:

  • внутренние акты, с которыми следует ознакомить труженика;
  • проект трудового договора;
  • приказ о приёме;
  • личная карточка.

Если у кандидата на определённую должность нет трудовой, потребуется обратиться в бухгалтерию для её выдачи, о чём нужно сделать отметку в соответствующем журнале.

Как принять изменения к трудовому договору

Чтобы внести коррективы в такой нормативный документ, как трудовой договор, следует подготовить такие бумаги:

  • соглашение о внесении изменений либо дополнений в основной договор;
  • приказ об изменении условий труда с указанием их причин, предложение перейти труженику на другую должность и т.д., исходя из обстоятельств ситуации.

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода

Процесс перехода оформляется:

  • в случае временного перехода на иную работу – дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ по форме Т-5 или Т-5а;
  • при окончательном переводе – допсоглашение и приказ, что имеет форму Т-2.

Материалы для оформления отпусков

Новый кадровик также обязан быть в курсе того, что организация обязана иметь определённую документацию для оформления отпусков. В неё входят:

  • график отпусков;
  • уведомление труженика о начале его отпускной кампании;
  • приказ на отпуск.

Подобный список может варьироваться в зависимости от ситуации. Так, к примеру, если человек хочет уйти в отпуск не по графику, а на основании своего заявления, письменного уведомления не будет.

Как оформить увольнение работников

При увольнении потребуется документ, на основании которого происходит расторжение трудовых отношений. Конкретный его вид будет зависеть от причины увольнения. Так, при уходе лица по собственному желанию в такой роли выступит заявление, а при соглашении сторон – соответствующее соглашение.

В любом случае потребуется составить приказ, с которым увольняющегося следует ознакомить под подпись. При невозможности это организовать, либо если лицо отказывается подписываться, в документе об этом делается соответствующая отметка.

Как правило, все подписывают бумагу, так как им нужно ещё забрать свою трудовую. Ведение трудовых предполагает внесение определённой записи в книжку на основании изданного приказа.

После её выдачи в личной карточке и книге учёта об этом делается отметка.

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

При ведении кадрового делопроизводства часто можно столкнуться с различными ошибками. К примеру, когда документацию составляет человек, не имеющий на то полномочий, либо подписывает бумаги не начальник, а другой сотрудник, к примеру, бухгалтер.

А также ошибки часто встречаются в несоответствии данных, указанных в кадровых материалах и тех, что содержатся в учредительной документации.

Иногда неправильно указывается срок договора с директором предприятия, когда он не соответствует реальному времени его управления.

Перед составлением документов перепроверяйте правильность их оформления, иначе в дальнейшем ошибки могут привести к негативным последствиям, в том числе и штрафным санкциям.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

Начинающие кадровики могут воспользоваться следующими рекомендациями при организации документооборота в своей компании:

  • при разработке штатного расписания учитывайте потребности в кадрах, которые будут выполнять те или иные функции;
  • перепроверьте правильность оформления документов начальника;
  • разработайте собственные шаблоны трудовых договоров;
  • подготовьте комплект обязательных внутренних нормативов;
  • подготовьте материалы, требуемые для приёма человека на работу;
  • подготовьте шаблоны бумаг о процедурах передвижения персонала (отпуск, увольнение, премирование и т.д.).

Обращайте внимание на нормативы, регулирующие особенности ведения конкретно вашего вида деятельности!

Чтобы лучше понимать, в чём заключается деятельность, связанная с кадровым делопроизводством, и что обязаны знать кадровики, просмотрите представленное далее видео.

Заключение

Порядок ведения кадрового делопроизводства – важный момент в деятельности любого предприятия. Создавая новое юрлицо, стоит особое внимание обратить на человека либо людей, что будут отвечать за такой серьёзный кусок работы. От правильности оформления документации по кадрам зависит многое, в том числе и назначение штрафных санкций в случае проверки организации инспекцией по труду.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2021

Кадровое делопроизводство и трудовое право. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией.

Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 110-43-85 (Москва)

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

8 (800) 222-69-48 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работыВыполняемые задачи
Учетно-контрольноеприем, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивноеподбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);

Кадрового делопроизводство это ключ к развитию бизнеса

Кадровое делопроизводство и трудовое право. Ведение кадрового делопроизводства на предприятии

Успешное руководство и управление персоналом любого предприятия в 2021 году начинается с корректной деятельности отдела кадрового производства, с организации и регулирования работы с документами и информацией о сотрудниках.

Кадровое делопроизводство — это особый вид деятельности, специализирующийся на оформлении трудовых отношений, ведении и регистрации учета сотрудников и составлении отчета о движении персонала.

По сути, этот вид деятельности является узконаправленным и занимается исключительно сотрудниками предприятия, их трудоустройством, увольнением, оформлением отпусков и формированием параметров заработной платы.

Ведение делопроизводства — это неотъемлемая и важная часть работы, проводимой на любом предприятия или в любой организации, независимо от ее формы собственности и от численности сотрудников.

К сожалению, некоторые предприятия пренебрегают таким важным процессом, либо он производится неквалифицированно, с допущением ошибок в документации, что может привести не только к штрафным санкциям со стороны государственных служб, но и судебным искам со стороны работников предприятия.

Кадровое делопроизводство и важность его ведения

Структура практически любого предприятия или организации предполагает наличие персонала. Отношения между руководителем и работником в ходе производственной деятельности не ограничиваются лишь оплатой труда.

Грамотное распределение обязанностей, решение текущих вопросов и организация труда подчиненных – основа административного управления персоналом, которая в свою очередь требует ведения делопроизводства. На основании кадровых документов производится оплата труда, премирование сотрудников, предоставление социальной помощи и положенных льгот.

Копии документов могут потребоваться сотруднику для предоставления в Пенсионный Фонд или суд, кроме того, они могут быть в любой момент проверены налоговой инспекцией.

Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с правовыми нормами и Трудовым Кодексом, а заполнение отчетных форм и документов производится при использовании унифицированных форм.

Федеральные законы об охране труда, о защите прав предпринимателей и коммерческой тайне являются руководящей основой для работы сотрудников отдела кадров.

Наличие множества государственных стандартов в каждой области хозяйственной деятельности и наличие нормативных актов в отношении составления отчетной документации является основой для организованного ведения делопроизводства в каждой организации.

Документы кадрового делопроизводства

Поскольку все кадровые документы отличаются большой юридической важностью, они должны составляться в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и по единой форме. Основными документами кадрового делопроизводства любого предприятия, оформляемыми в первую очередь, являются следующие:

• документы внутреннего трудового распорядка;

• документы по защите прав работника;

• документы, касающиеся охраны труда и обеспечения пожарной безопасности.

Другим важным направлением в работе отдела кадров является составление штатного расписания предприятия, оформление приказов о приеме сотрудников на работу, внесение записей в трудовые книжки и ведение личных дел, составляемых на каждого из сотрудников.

К очень важным документам кадрового делопроизводства стоит отнести также табель учета рабочего времени, отражающий реально отработанное или неотработанное сотрудником время. Табель является основанием для начисления заработной платы работникам, и, соответственно, основанием для исчисления налоговых удержаний.

График отпусков, расчетные ведомости, приказы, касающиеся движения кадров, трудовые книжки и документы, связанные с персональными данными работников – все это находится в распоряжении отдела кадров, подлежит строгой отчетности и сохранности.

Для иллюстрации работы, производимой отделом кадров, рассмотрим оформление нового сотрудника. При приеме на работу документы оформляются в следующем порядке:

1. заключение трудового договора, с полным описанием условий труда;

2. подписание приказа, касающегося приема на работу;

3. заполнение личной карточки нового сотрудника;

4. внесение записей в трудовую книжку и в журнал учета.

Еще одним примером работы, производимой работниками отдела кадров, может послужить график отпусков, составление которого, как правило, осуществляется заранее с согласованием дат с сотрудниками и с учетом особенностей производственных процессов предприятия.

Организация кадрового делопроизводства

Корректная организация функционирования отдела кадров и ведения им кадрового делопроизводства помогает правильно организовать всю деятельность предприятия, а также избежать нежелательных штрафов в случае проверки государственными органами.

В зависимости от структуры предприятия и его размеров, количество сотрудников в отделе кадров может быть различным.

Квалификация этих людей и грамотная организация ими кадрового делопроизводства влияет на обеспечение бесперебойной работы предприятия и руководство организацией в целом.

Отдел кадров может иметь непосредственное руководство или подчиняться в полном составе непосредственно руководителю предприятия. Независимо от структуры, работа отдела строго регламентирована трудовыми нормативами, согласно которым организуется и производится ведение делопроизводства.

Обеспечение грамотного распределения специалистов, оформление трудового графика и режима работы сотрудников, то есть мероприятия, обеспечивающие налаженную и бесперебойную работу предприятия, — такова основная задача, возлагаемая на отдел кадров. С целью развития предприятия и для выполнения стоящих перед ним задач отдел кадров разрабатывает планы повышения эффективности труда сотрудников путем повышения их квалификации, производит анализ соответствия занимаемой должности.

Кадровое делопроизводство позволяет решать на предприятии следующие задачи:

• ведение документации, касающейся трудовых отношений и имеющей большую социальную значимость для каждого сотрудника;

• разработка и создание системы управления кадрами, чем обеспечивается достижение поставленных целей и стратегических задач предприятия;

• разрешение конфликтных ситуаций, предоставление документов в различные государственные инстанции, в том числе и в суд.

Как ведется кадровое делопроизводство

В первую очередь, ведение делопроизводства должно быть основано на законодательной базе, соотносящейся с направлением деятельности предприятия. Трудовой кодекс РФ — основное руководство кадровика, однако весьма полезными могут оказаться форумы и сайты по ведению делопроизводства, которые особенно интересны для начинающих предпринимателей.

Самой распространенной и доступной программой кадрового делопроизводства признана 1С, широко используемая большинством кадровых работников в их практической деятельности. В процессе работы на каждого сотрудника отдела кадров возлагается большое число обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач.

Правильная организация их труда позволяет сделать работу всего отдела более эффективной.

В частности, хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек в алфавитном порядке значительно упрощает и ускоряет поиск нужного документа, а ведение дел в хронологическом порядке помогает составить полную картину штатных передвижений.

Несомненно, что решение о том, как вести кадровое делопроизводство, принимает непосредственно руководитель предприятия, однако, он должен делать это с учетом правовых требований и регламентирующих документов, касающихся данного вида деятельности.

Подводя итог, необходимо отметить, что наличие отдела кадров или специалиста-кадровика, а также квалифицированное ведение ими соответствующего делопроизводства является одним из непреложных условий успешности любого предприятия. Оставлять без внимания столь важное направление, сказывающееся на работе любой организации, нельзя.

А для новичков мы крайне рекомендуем к прочтению нашу статью про управление персоналом что это за профессия и кем можно работать в этой сфере, а главное, почему она так перспективна и сулит отличный карьерный рост.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.